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Document Capture (Dokumentenerfassung)

Belegerkennung und -verarbeitung – zu hundert Prozent integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision)

Bekämpfen Sie die Flut von Dokumenten. Suchen Sie nie wieder nach alten Belegen. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einer vollautomatisierten Dokumentenabwicklung.

Jeden Tag erhalten Sie Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine in Form von Briefen und E-Mails. Die Bearbeitung dieser Dokumente ist lästig und nimmt viel Zeit in Anspruch. Mit dem Add-on “Document Capture” für Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) können Sie die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten durch Automatisierung vereinfachen und beschleunigen.

Bei der digitalen Dokumentenerfassung werden Dokumente gescannt oder von einem E-Mail Postfach abgerufen und digital abgelegt. Die Inhalte werden in ein digitales Format umgewandelt und können in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) weiter verarbeitet werden.

Wir sind von „Document Capture”, der Lösung zur Dokumentenerfassung, die von unserem dänischen Partner Continia stammt, überzeugt – so wie unsere Kunden, bei denen die Software täglich im Einsatz ist.

Verarbeitung von Eingangsbelegen heute

Unternehmen, die noch nicht auf digitale Datenerfassung setzen, erfassen ihre Daten noch manuell. Dieses Vorgehen bedeutet einen hohen Zeitaufwand und hohe Kosten und ist zudem noch sehr anfällig für Fehler.

Der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen, sowie der Genehmigungsprozess kosten viel Zeit und werden nicht detailliert protokolliert. Der Zugriff auf die Daten ist kompliziert und nicht ortsunabhängig möglich.

Mit der bewährten Lösung „Document Capture”, die bei mehr als 2.000 Kunden im Einsatz ist, vereinfachen und verbessern Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen essenziell. So geht Verarbeitung von Eingangsbelegen heute.

Wie funktioniert die digitale Erfassung und Verarbeitung?

Vereinfacht dargestellt erfolgt die digitale und intelligente Dokumentenerfassung in vier Schritten:

E-Mails werden automatisch abgerufen und deren Anhänge heruntergeladen. Auch Dokumente, die klassisch in Papierform vorliegen, können vollautomatisch verarbeitet werden. Sie werden gescannt und weiterverarbeitet.

Die Informationen der Dokumente werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) eingespielt und die Dokumente werden im Archiv abgelegt. Dies kann optional revisionssicher erfolgen.

Die Dokumente durchlaufen eine Texterkennung oder auch OCR. Dabei werden alle relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) übertragen.

Die Dokumente können nun geprüft, genehmigt und weitergeleitet werden. Sie lassen sich nun einfach und ortsunabhängig wiederfinden und aufrufen. Auch das Originaldokument haben Sie bei Bedarf stets im Blick.

Vorteile vom Add-on “Document Capture”

Mit der Software „Document Capture” werden Dokumente automatisch erfasst. Das Wort “Abtippen” war gestern. Auch der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen erfolgt nicht mehr manuell, sondern vollautomatisch. Ihre Genehmigungsprozesse können zudem komplett ohne Papier und ortsunabhängig ablaufen.

Weitere Vorteile der Lösung zur digitalen Dokumentenerfassung „Document Capture”:

Rechnungen, Aufträge und Bestellungen sind für alle Mitarbeiter digital verfügbar und gehen nicht verloren.

Die Software ist einfach zu bedienen und erfordert keine große Einarbeitung. Das spart Zeit und Geld für kostspielige Schulungen.

Mitarbeiter können sich die Dokumente elektronisch im Original anzeigen lassen ohne dass die Originalrechnung in Papierform vorliegt.

Es wird protokolliert welcher Mitarbeiter eine Rechnung zu welchem Zeitpunkt genehmigt hat.

Damit nichts verloren geht, können weitere Dokumente ganz einfach per Drag-and-drop hinzugefügt werden. Damit haben Sie und Ihre Kollegen alle zusammenhängenden Informationen griffbereit und sparen sich das Suchen.

Mithilfe von Belegvorlagen werden die relevanten Daten in den Dokumenten erkannt und in die entsprechenden Felder in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) übernommen. Die Vorlagen können leicht und individuell angepasst werden. Ein einfaches Markieren der jeweiligen Textstelle im eingescannten Beleg reicht aus und die Daten werden automatisch mit dem jeweiligen Feld verknüpft.

Implementierung in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision)

Das Add-on „Document Capture” ist mit allen gängigen Versionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) kompatibel. Sie müssen nicht die aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) haben und können sich auch bei einem Update darauf verlassen, dass alles ohne Probleme funktioniert.

Die Installation nimmt circa 1 – 2 Tage in Anspruch. Dies kann per Fernwartung erfolgen.

Um Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Bedienung des Add-ons beizubringen, schulen wir Sie circa  1 – 2 Tage vor Ort.

Für den letzten Schliff planen Sie noch einen weiteren Tag für den weiteren Support per Fernwartung ein.

Je nach Bedarf bieten wir Ihnen gerne noch individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Anpassungen an.

Document Capture in Aktion

Damit Sie einen besseren Eindruck von „Document Capture” bekommen, finden Sie hier ein paar Screenshots der Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) in Aktion.

Damit keine Fragen offen bleiben.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Nachricht.

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