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Zentrale Beschaffung | E-Procurement

Schnelle, transparente und verlässliche Beschaffungsprozesse mit integriertem Onlineshop – auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision)

Unternehmen, Einkaufsgemeinschaften und zentrale Beschaffungsstellen suchen mehr denn je nach Möglichkeiten, den operativen und strategischen Einkauf effektiv und nachhaltig zu verbessern. Möglich wird dieses durch elektronische Online-Unterstützung sowie eine hochgradige Integration der Einkaufsprozesse mit dem eigenen sowie fremden ERP- Systemen.

  • Stärkung der Position des Unternehmens gegenüber den Lieferanten
  • Günstige Konditionen durch Rahmenverträge, beispielsweise Kosteneinsparung und Garantieleistungen
  • Kosteneinsparung durch Bestellung größerer Stückzahlen
  • Reduzierung der Transportkosten
  • Geringere Bearbeitungskosten pro Auftrag
  • Mengenrabatte
  • Förderung der Standardisierung
  • Kurze Wege von den Abteilungen bis zum Einkauf
  • Benötigte Lieferungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort
  • Bessere Planbarkeit größerer Bestellungen
  • Abbau der Bürokratie
  • Niedrigerer Verwaltungsaufwand

Unsere E-Procurement-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) hilft Ihnen den Arbeitsaufwand zu minimieren, die Beschaffungsprozesse effizient, standardisiert und kostengünstig abzubilden:

  • Durch den Einsatz eines einheitlichen Multi-Lieferantenkatalogs sowie der verstärkten Ausnutzung von Rahmenverträgen und Mengenrabatten werden Kosteneinsparungen für die Beschaffung realisiert.
  • Der gesamte Prozess von der elektronischen Bedarfsanforderung über die Genehmigung und die Bestellung an den Lieferanten bis hin zur Kostenverrechnung werden transparent abgebildet und ermöglichen ein Beschaffungsmanagement, welches jederzeit einer Prüfung standhalten kann.
  • Die Bedarfsmeldung im Online-Shop, die Online-Genehmigung durch Prüfungsinstanzen, flexible Dispositionsprozesse im Einkauf sowie das Online-Feedback über Wareneingänge und Bestellstatus verkürzen messbar den Arbeitsaufwand.

Unsere Lösung ist geeignet für Unternehmensstrukturen mit:

  • Zentraleinkauf und dezentralen Kostenstellen, Profitcentern oder Lagerorten
  • Internen Anforderungen für Artikel und Dienstleistungen des Eigen- oder Lagerbedarfs
  • Niederlassungen, Instandhaltungs-Abteilungen, Geschäftsstellen, Tochterfirmen
  • Genehmigungs-Workflows für Bedarfsanforderungen
  • Wiederkehrenden Kostenrechnungen

Unsere Lösung ist branchenunabhängig und geeignet für den Einkauf von:

  • z.B. Bürobedarf, Reinigungsbedarf, IT-und Elektroartikel
  • Bedarfe von verschiedenen Gewerken
  • Normteile, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  • Indirekte Sofortverbrauchsgüter, bestandsgeführte direkte und indirekte Artikel, Anlagegüter
  • Bau- und IT-Dienstleistungen

Die wichtigsten Funktionen unserer E-Procurement-Lösung

Die Online-Produktkataloge der Rahmenvertrags-Lieferanten, die im Onlineshop wie auch im Artikelstamm von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) verwendet werden, können elektronisch per Excel oder BMEcat-Format eingelesen werden. Die Überführung in eine interne Katalogisierung/Klassifizierung kann automatisch oder manuell durchgeführt werden.

Dezentrale und zentrale Organisationseinheiten können Bedarfsanforderungen erstellen, indem sie Online im Intranet Artikel aus dem Multi-Lieferantenkatalog nach unterschiedlichen Merkmalen im Onlineshop suchen können.

Bedarfsanforderungen sind für Standard-Katalogartikel wie auch für Freitextpositionen pro Warengruppe möglich. Organisationsstrukturen wie verursachende Kostenstellen, Lieferorte und Projekte können der Bedarfsanforderung als Buchungsmerkmal für den nachgelagerten, integrierten ERP-Einkaufsprozess beigefügt werden.

Die Online-Produktkataloge der Rahmenvertragslieferanten, die im Online-Shop wie auch im Artikelstamm von
Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) verwendet werden, können elektronisch per Excel oder BMEcat-Format eingelesen werden. Die Überführung in eine interne Katalogisierung beziehungsweise Klassifizierung kann automatisch oder manuell durchgeführt werden.

Dezentrale und zentrale Organisationseinheiten können Bedarfsanforderungen erstellen, indem sie im Intranet Artikel aus dem Multi-Lieferanten-Katalog nach unterschiedlichen Merkmalen im Online-Shop suchen.

Bedarfsanforderungen sind für Standard-Katalogartikel wie auch für Freitextpositionen pro Warengruppe möglich.

Organisationsstrukturen wie verursachende Kostenstellen, Lieferorte und Projekte können der Bedarfsanforderung als Buchungsmerkmal für den nachgelagerten, integrierten ERP-Einkaufsprozess beigefügt werden.

Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung sorgt dafür, dass zu bearbeitende Bedarfsanforderungen auch vom entsprechenden Mitarbeiter beachtet werden. 

Über ein erweitertes Rechtesystem können die Administratoren den Prozessteilnehmern Berechtigungen und Rollen zuteilen und so den Zugang zum Online-Shop wie auch zum Genehmigungsworkflow steuern.

Je nach Dispostionsverfahren eines Artikels wird die Bedarfsposition im ERP-System:

  • vom Zentraleinkauf in einer Dispositions-Liste gebündelt und von dort in den Bestellprozess oder in Lieferanten-Anfragen überführt.
  • bei lagerhaltigen Artikeln oder definierbaren Losgrößen an das Zentrallager weitergeleitet und von dort ausgeliefert oder bereitgestellt.
  • bei Standard C-Teilen automatisch in eine Bestellung überführt und diese elektronisch (openTRANS, EDIFACT, FAX) an den Lieferanten weitergeleitet.

Unsere E-Procurement-Lösung im Einsatz

Bad Honnef stellt sich mit voll digitalisiertem E-Procurement für die Zukunft auf

„Unsere Anforderungen an die Lösung und die erforderlichen Individualisierungen wurden umgesetzt. VISIONDATA war der einzige Anbieter, der dies so darstellen konnte.“

„Der Kämmerer hat das Budget fest in der Hand – auch das hat die Lösung ermöglicht.“

Frank Apel, Fachdienstleiter Kämmerei und Steuer bei der Stadt Bad Honnef

Referenzbericht als PDF-Datei herunterladen

Übersichtlicher Workflow

Die Bedarfsanforderungen werden an einen Genehmigungs- und Dispositions-Workflow gesendet. Dieser mehrstufige Prozess stellt sicher, dass die angeforderten Artikel budgetseitig überprüft und auf dem vorgesehenen Bezugsweg korrekt für die Bedarfsträger beschafft werden.

E-Procurement in Aktion

Damit Sie einen besseren Eindruck von unserer E-Procurtement Lösung bekommen, finden Sie hier ein paar Screenshots. Die Bedarfsstellen, der Genehmiger, sowie die Warenannahme findet im Webshop statt. Lediglich der zentrale Einkauf arbeitet in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision).

Know-how zum Download

Verständliche Datenblätter und nützliche Informationen

E-Procurement – Beschreibung und Funktionsübersicht

TOP-10-Argumente für die E-Procurement-Softwarelösung

Damit keine Fragen offen bleiben.
Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Nachricht.

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