Zentrale Beschaffung | E-Procurement
Schnelle, transparente und verlässliche Beschaffungsprozesse mit integriertem Onlineshop – auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision)
Unternehmen, Einkaufsgemeinschaften und zentrale Beschaffungsstellen suchen mehr denn je nach Möglichkeiten, den operativen und strategischen Einkauf effektiv und nachhaltig zu verbessern. Möglich wird dieses durch elektronische Online-Unterstützung sowie eine hochgradige Integration der Einkaufsprozesse mit dem eigenen sowie fremden ERP- Systemen.
Vorteile des zentralen Einkaufs
- Stärkung der Position des Unternehmens gegenüber den Lieferanten
- Günstige Konditionen durch Rahmenverträge, beispielsweise Kosteneinsparung und Garantieleistungen
- Kosteneinsparung durch Bestellung größerer Stückzahlen
- Reduzierung der Transportkosten
- Geringere Bearbeitungskosten pro Auftrag
- Mengenrabatte
- Förderung der Standardisierung
- Kurze Wege von den Abteilungen bis zum Einkauf
- Benötigte Lieferungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort
- Bessere Planbarkeit größerer Bestellungen
- Abbau der Bürokratie
- Niedrigerer Verwaltungsaufwand
Kostenersparnis, transparente Prozesse und weniger Arbeitsaufwand
Unsere E-Procurement-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) hilft Ihnen den Arbeitsaufwand zu minimieren, die Beschaffungsprozesse effizient, standardisiert und kostengünstig abzubilden:
- Durch den Einsatz eines einheitlichen Multi-Lieferantenkatalogs sowie der verstärkten Ausnutzung von Rahmenverträgen und Mengenrabatten werden Kosteneinsparungen für die Beschaffung realisiert.
- Der gesamte Prozess von der elektronischen Bedarfsanforderung über die Genehmigung und die Bestellung an den Lieferanten bis hin zur Kostenverrechnung werden transparent abgebildet und ermöglichen ein Beschaffungsmanagement, welches jederzeit einer Prüfung standhalten kann.
- Die Bedarfsmeldung im Online-Shop, die Online-Genehmigung durch Prüfungsinstanzen, flexible Dispositionsprozesse im Einkauf sowie das Online-Feedback über Wareneingänge und Bestellstatus verkürzen messbar den Arbeitsaufwand.
Für wen ist unsere E-Procurement Lösung geeignet?
Unsere Lösung ist geeignet für Unternehmensstrukturen mit:
- Zentraleinkauf und dezentralen Kostenstellen, Profitcentern oder Lagerorten
- Internen Anforderungen für Artikel und Dienstleistungen des Eigen- oder Lagerbedarfs
- Niederlassungen, Instandhaltungs-Abteilungen, Geschäftsstellen, Tochterfirmen
- Genehmigungs-Workflows für Bedarfsanforderungen
- Wiederkehrenden Kostenrechnungen
Unsere Lösung ist branchenunabhängig und geeignet für den Einkauf von:
- z. B. Bürobedarf, Reinigungsbedarf, IT-und Elektroartikel
- Bedarfe von verschiedenen Gewerken
- Normteile, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Indirekte Sofortverbrauchsgüter, bestandsgeführte direkte und indirekte Artikel, Anlagegüter
- Bau- und IT-Dienstleistungen
Unsere E-Procurement-Lösung im Einsatz
Bad Honnef stellt sich mit voll digitalisiertem E-Procurement für die Zukunft auf
„Unsere Anforderungen an die Lösung und die erforderlichen Individualisierungen wurden umgesetzt. VISIONDATA war der einzige Anbieter, der dies so darstellen konnte.“
„Der Kämmerer hat das Budget fest in der Hand – auch das hat die Lösung ermöglicht.“
Frank Apel, Fachdienstleiter Kämmerei und Steuer bei der Stadt Bad Honnef
Die wichtigsten Funktionen unserer E-Procurement-Lösung
Einfaches Handling der Produktdaten
Die Online-Produktkataloge der Rahmenvertrags-Lieferanten, die im Onlineshop wie auch im Artikelstamm von Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) verwendet werden, können elektronisch per Excel oder BMEcat-Format eingelesen werden. Die Überführung in eine interne Katalogisierung/Klassifizierung kann automatisch oder manuell durchgeführt werden.
Produkte einfach und schnell finden
Dezentrale und zentrale Organisationseinheiten können Bedarfsanforderungen erstellen, indem sie Online im Intranet Artikel aus dem Multi-Lieferantenkatalog nach unterschiedlichen Merkmalen im Onlineshop suchen können.
Bedarfsanforderungen sind für Standard-Katalogartikel wie auch für Freitextpositionen pro Warengruppe möglich. Organisationsstrukturen wie verursachende Kostenstellen, Lieferorte und Projekte können der Bedarfsanforderung als Buchungsmerkmal für den nachgelagerten, integrierten ERP-Einkaufsprozess beigefügt werden.
Flexible Schnittstellen
Die Online-Produktkataloge der Rahmenvertragslieferanten, die im Online-Shop wie auch im Artikelstamm von
Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision) verwendet werden, können elektronisch per Excel oder BMEcat-Format eingelesen werden. Die Überführung in eine interne Katalogisierung beziehungsweise Klassifizierung kann automatisch oder manuell durchgeführt werden.
Online-Shop mit Multi-Lieferanten-Katalog
Dezentrale und zentrale Organisationseinheiten können Bedarfsanforderungen erstellen, indem sie im Intranet Artikel aus dem Multi-Lieferanten-Katalog nach unterschiedlichen Merkmalen im Online-Shop suchen.
Möglichkeit der Bestellung von Freitextartikeln
Bedarfsanforderungen sind für Standard-Katalogartikel wie auch für Freitextpositionen pro Warengruppe möglich.
Integrierter Einkaufsprozess
Organisationsstrukturen wie verursachende Kostenstellen, Lieferorte und Projekte können der Bedarfsanforderung als Buchungsmerkmal für den nachgelagerten, integrierten ERP-Einkaufsprozess beigefügt werden.
Komfortable E-Mail-Benachrichtigungsmöglichkeiten
Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung sorgt dafür, dass zu bearbeitende Bedarfsanforderungen auch vom entsprechenden Mitarbeiter beachtet werden.
Flexibles Rechte- und Rollensystem
Über ein erweitertes Rechtesystem können die Administratoren den Prozessteilnehmern Berechtigungen und Rollen zuteilen und so den Zugang zum Online-Shop wie auch zum Genehmigungsworkflow steuern.
Unterschiedliche Dispositionsverfahren
Je nach Dispostionsverfahren eines Artikels wird die Bedarfsposition im ERP-System:
- vom Zentraleinkauf in einer Dispositions-Liste gebündelt und von dort in den Bestellprozess oder in Lieferanten-Anfragen überführt.
- bei lagerhaltigen Artikeln oder definierbaren Losgrößen an das Zentrallager weitergeleitet und von dort ausgeliefert oder bereitgestellt.
- bei Standard C-Teilen automatisch in eine Bestellung überführt und diese elektronisch (openTRANS, EDIFACT, FAX) an den Lieferanten weitergeleitet.
Übersichtlicher Workflow
Die Bedarfsanforderungen werden an einen Genehmigungs- und Dispositions-Workflow gesendet. Dieser mehrstufige Prozess stellt sicher, dass die angeforderten Artikel budgetseitig überprüft und auf dem vorgesehenen Bezugsweg korrekt für die Bedarfsträger beschafft werden.
E-Procurement in Aktion
Damit Sie einen besseren Eindruck von unserer E-Procurtement Lösung bekommen, finden Sie hier ein paar Screenshots. Die Bedarfsstellen, der Genehmiger, sowie die Warenannahme findet im Webshop statt. Lediglich der zentrale Einkauf arbeitet in Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision).
Rollencenter Zentraleinkauf
E-Mail Benachrichtigung Historie Genehmiger
Genehmigung
Bedarfsanforderung
Lieferanten Kategorie Katalog
Know-how zum Download
Verständliche Datenblätter und nützliche Informationen
TOP-10-Argumente für die E-Procurement-Softwarelösung