VAT ID Check – Anwenderdokumentation

Inhaltsverzeichnis

1. Übersicht
2. Erste Schritte
3. Einrichtung
4. Tägliche Arbeit
5. Prüfungen durchführen
6. Auswertungen
7. Anhang

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Übersicht

Was macht VAT ID Check?

VAT ID Check prüft automatisch die Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) Ihrer Geschäftspartner. Die App hilft Ihnen:

✅ Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (§ 6a UStG)
✅ Automatisierung: Prüfung direkt beim Erfassen, Freigeben oder Buchen
✅ Dokumentation: Lückenlose Aufzeichnung aller Prüfungen
✅ Fehlerprävention: Warnung bei ungültigen USt-IdNr.

Warum ist das wichtig?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern) sind Sie verpflichtet:

• Die USt-IdNr. des Geschäftspartners zu prüfen
• Die Prüfung zu dokumentieren
• Die Dokumentation 10 Jahre aufzubewahren

❌ Bei Nichtbeachtung drohen:

• Nachzahlung der Umsatzsteuer
• Zinsen und Bußgelder bis 5.000 €
• Strafrechtliche Konsequenzen bei Vorsatz

Wo wird geprüft?

Die App prüft automatisch an folgenden Stellen:

Bereich	Wann
Stammdaten	Bei Anlage/Änderung von Debitoren, Kreditoren, Kontakten
Verkauf	Bei Erfassung, Freigabe oder Buchung von Verkaufsbelegen
Einkauf	Bei Erfassung, Freigabe oder Buchung von Einkaufsbelegen
Service	Bei Erfassung, Freigabe oder Buchung von Serviceaufträgen
Fibu	Bei Erfassung oder Buchung von Fibu Buch.-Blättern

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Erste Schritte

Voraussetzungen

✔️ Business Central Cloud (Version 27 oder höher)
✔️ VAT ID Check App ist installiert
✔️ Internetverbindung (für Anfragen an BZSt/MIAS)
✔️ Benutzerberechtigungen für VAT ID Check

Schnellstart

5 Schritte zum Start:

1. Einrichtung öffnen: Rollencenter öffnen (USt-Id-Prüfung) → Einrichtung → Einrichtung
2. Aktivieren: Schalten Sie „USt-IdNr. Prüfung aktivieren“ ein
3. Dienst einrichten: Konfigurieren Sie BZSt oder MIAS
4. Testen: Führen Sie eine Testprüfung durch
5. Loslegen: Das System prüft jetzt automatisch

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Einrichtung

Grundeinrichtung (USt-IdNr. Prüfung Einrichtung)

Schritt 1: Einrichtung öffnen

1. Öffnen Sie das Rollencenter USt-Id-Prüfung
2. Wählen Sie Einrichtung → Einrichtung

(Alternativ über andere Rollencenter: Aktionen → USt-IdNr. Prüfung → Einrichtungsaktionen)

Schritt 2: Haupteinstellungen

Allgemein:

Feld	Empfehlung	Beschreibung
USt-IdNr. Prüfung aktivieren	☑️ Ja	Hauptschalter für alle Prüfungen
Benutzerfeedback bei Prüfung	Nur bei Ungültigen	Zeigt Meldung nur bei Problemen
Datensatzherkunft bei Benutzerfeedback zeigen	☑️ Ja	Zeigt, woher die Daten kommen

Stammdaten aktivieren:

Feld	Verpflichtend/Empfohlen	Begründung
Debitorprüfung aktivieren	☑️ Verpflichtend	§ 6a UStG: Prüfpflicht bei i.g. Lieferungen
Kreditorprüfung aktivieren	⚠️ Empfohlen	Vorsteuerabzug sichern
Kontaktprüfung aktivieren	⚠️ Empfohlen	Datenqualität

Erfassung aktivieren (nicht empfohlen):

Feld	Empfehlung	Hinweis
Verkaufserfassung Prüfung aktivieren	☐ Nein	Wird bereits bei Stammdaten geprüft
Einkaufserfassung Prüfung aktivieren	☐ Nein	Wird bereits bei Stammdaten geprüft
Serviceerfassung Prüfung aktivieren	☐ Nein	Wird bereits bei Stammdaten geprüft
Buch.-Blatt Erfassung Prüfung aktivieren	☐ Nein	Wird bereits bei Stammdaten geprüft

Freigabe aktivieren (EMPFOHLEN als optimaler Prüfzeitpunkt):

Feld	Empfehlung	Begründung
Verkaufsfreigabe Prüfung aktivieren	☑️ Ja	Optimaler Zeitpunkt: Vor Lieferung, aber nach Auftragserfassung
Einkaufsfreigabe Prüfung aktivieren	☑️ Ja	Vorsteuerabzug sichern
Servicefreigabe Prüfung aktivieren	☑️ Ja	Vor Leistungserbringung

Buchung konfigurieren (nur wenn nötig):

Feld	Einstellung	Wann aktivieren?
Prüfung bei Verkauf Buchung	Rechnung/Gutschrift	☑️ Wenn zwischen Freigabe und Buchung viel Zeit liegt
Prüfung bei Einkauf Buchung	Rechnung/Gutschrift	⚠️ Optional (Vorsteuerabzug)
Prüfung bei Service Buchung	Rechnung	☑️ Wenn zwischen Freigabe und Buchung viel Zeit liegt
Prüfung bei Buch.-Blatt Buchung	☑️ Ja	☑️ Bei direkter Buchung ohne Freigabe

ℹ️ Hinweis: Bei täglicher Abwicklung (Freigabe → Buchung am selben Tag) ist Buchungsprüfung nicht nötig, da bereits bei Freigabe geprüft wurde.

Schritt 3: Fehlerbehandlung einstellen

Was soll passieren bei ungültiger USt-IdNr.?

Bereich	Empfehlung	Bedeutung
Ungültige USt-Id bei Verkaufserfassung	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Einkaufserfassung	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Serviceerfassung	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Buch.-Blatt Erfassung	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Verkaufsfreigabe	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Einkaufsfreigabe	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Ungültige USt-Id bei Servicefreigabe	Bestätigung	Benutzer muss Warnung bestätigen
Buchen mit ungültiger USt-IdNr.	Bestätigung	⚠️ Wichtig: Bewusste Entscheidung
Stapelbuchung mit ungültiger USt-IdNr.	Abbruch	❌ Keine Fehler bei Massenbuchungen

Optionen erklärt:

• Ignorieren: Kein Hinweis, Vorgang wird fortgesetzt
• Bestätigung: Warnung erscheint, Benutzer muss bestätigen
• Abbruch: Vorgang wird abgebrochen, keine Fortsetzung möglich

Schritt 4: Weitere Einstellungen

Feld	Wert	Beschreibung
Http Anfrage Timeout (Sek.)	30	Wartezeit auf Antwort (15-30 Sekunden)
Http Fehlerbehandlung	Protokollieren	Fehler nur aufzeichnen, nicht anzeigen
Posten aufbewahren bis	10J	Gesetzliche Pflicht: 10 Jahre
Keine Prüfung bei automatischer Auftragsanlage	☑️ Ja	Sinnvoll bei EDI-Aufträgen
Name 2 prüfen	☐ Nein	Nur bei Bedarf
Adresse 2 prüfen	☐ Nein	Nur bei Bedarf

Dienst-Einrichtung (USt-IdNr. Prüfdienst Einrichtung)

BZSt-Dienst einrichten (für deutsche Unternehmen)

Schritt 1: Neuen Dienst anlegen

1. Suchen Sie nach „USt-IdNr. Prüfdienst Einrichtung“
2. Klicken Sie auf „Neu“

Schritt 2: Grunddaten

Feld	Wert
Code	BZST
Beschreibung	Bundeszentralamt für Steuern
Anfrageart	DE BZSt
Aktiviert	☑️ Ja
Sortierreihenfolge	10

Schritt 3: Service-Konfiguration

Feld	Wert	Hinweis
Anfrage USt.-IdNr.	DE123456789	Ihre eigene deutsche USt-IdNr.
Länder-/Regionscode	DE	Wird automatisch gesetzt
Uri	https://api.evatr.vies.bzst.de/app/v1/abfrage	Standard BZSt URL
Qualifizierte Anfrage	☑️ Ja	Prüft auch Name und Adresse

Schritt 4: Prüfoptionen

Feld	Empfehlung	Beschreibung
Inländische Ust.-IdNr. prüfen	☑️ Ja	Auch deutsche USt-IdNr. prüfen
Nur Inländische Ust.-IdNr. prüfen	☐ Nein	Auch EU-USt-IdNr. möglich
Ust.-Id einmalig per Formel prüfen	☑️ Ja	Vermeidet unnötige Prüfungen
Einmalprüfung Formel	1D	1D = 1 Tag: Bei mehreren Aufträgen desselben Debitors am Tag reicht eine Prüfung

Schritt 5: Status-Aktualisierung

Feld	Empfehlung
Stammdatenstatus aktualisieren	☑️ Ja
Belegstatus aktualisieren	☑️ Ja

Schritt 6: Rückmeldecodes laden

1. Klicken Sie in der Dienst-Zeile auf „Aktionen“ → „Rückmeldung“ → „Rückmeldecodes herunterladen“
2. System lädt aktuelle Rückmeldecodes vom BZSt
3. Bestätigung abwarten

MIAS-Dienst einrichten (für EU-Prüfungen)

Schritt 1: Neuen Dienst anlegen

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → Einrichtung → USt-IdNr. Prüfdienst Einrichtung
2. Klicken Sie auf „Neu“

Schritt 2: Grunddaten

Feld	Wert
Code	MIAS
Beschreibung	EU MIAS System
Anfrageart	EU VIES
Aktiviert	☑️ Ja
Sortierreihenfolge	20

Schritt 3: Service-Konfiguration

Feld	Wert
Anfrage USt.-IdNr.	DE123456789
Länder-/Regionscode	DE
Uri	https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/services/checkVatService
Qualifizierte Anfrage	☐ Nein

⚠️ Wichtig: MIAS unterstützt keine qualifizierte Prüfung (keine Adressprüfung)!

Schritt 4: Prüfoptionen

Feld	Empfehlung
Ust.-Id einmalig per Formel prüfen	☑️ Ja
Einmalprüfung Formel	1W
Stammdatenstatus aktualisieren	☑️ Ja
Belegstatus aktualisieren	☑️ Ja

Erstprüfung durchführen

Testen Sie die Einrichtung:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → USt-IdNr. Prüfung → BZSt Einzelabfrage (oder MIAS Einzelabfrage)
2. Geben Sie eine Test-USt-IdNr. ein (z.B. DE123456789)
3. Füllen Sie Name und Adresse aus
4. Klicken Sie auf „Abfrage senden“
5. Prüfen Sie das Ergebnis

✅ Erfolg: Grüne Meldung „USt-IdNr. ist gültig“
❌ Fehler: Rote Meldung mit Fehlerbeschreibung

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Tägliche Arbeit

Stammdaten erfassen

Debitor anlegen

So wird automatisch geprüft:

1. Debitorenkarte öffnen (Neu anlegen)
2. Grunddaten erfassen:

• Debitornr.
• Name
• Adresse
• PLZ, Ort
• Land

1. USt-IdNr. eingeben:

• Feld „USt-IdNr.“ ausfüllen
• Format: „DE123456789“ (mit Länderkürzel)

1. Registrierungsadresse prüfen:

• Registrierungsname (wird automatisch aus Name übernommen)
• Registrierungsadresse (wird automatisch übernommen)
• Registrierungs-PLZ
• Registrierungsort

1. Speichern: Drücken Sie STRG + S

Was passiert automatisch:

• ✅ System prüft USt-IdNr. beim Speichern
• ✅ System zeigt Ergebnis (wenn konfiguriert)
• ✅ Felder werden aktualisiert:
• „Letzte USt-IdNr. Prüfung“
• „Letzter Dienst“
• „USt-IdNr. gültig“
• „Anschrift gültig“

Bei ungültiger USt-IdNr.:

Je nach Einrichtung erscheint:

• Warnung: „Die USt-IdNr. ist ungültig. Möchten Sie fortfahren?“
• Optionen: Ja / Nein

Kreditor anlegen

Funktioniert genauso wie bei Debitoren (siehe oben).

Kontakt anlegen

Funktioniert genauso wie bei Debitoren (siehe oben).

Verkaufsbelege bearbeiten

Verkaufsauftrag erfassen

Ablauf:

1. Neuen Verkaufsauftrag anlegen
2. Debitor auswählen:

• System kopiert automatisch:
  • USt-IdNr.
  • Registrierungsadresse
  • Prüfstatus vom Debitor

1. Bei aktivierter Erfassungsprüfung:

• System prüft USt-IdNr. sofort
• Warnung bei ungültiger USt-IdNr.

Bei Freigabe:

1. Klicken Sie auf „Freigeben“
2. System prüft USt-IdNr. (wenn „Verkaufsfreigabe aktiviert“)
3. Bei ungültiger USt-IdNr.: Bestätigung erforderlich

Bei Buchung:

1. Klicken Sie auf „Buchen“
2. Wählen Sie Buchungsoption (Liefern/Fakturieren)
3. System prüft USt-IdNr. gemäß Einrichtung:

• Bei „Lieferung“: Prüfung bei Lieferung
• Bei „Rechnung“: Prüfung bei Fakturierung
• Bei „Beide“: Immer Prüfung

1. Bei ungültiger USt-IdNr.: Bestätigung erforderlich

Prüfergebnis im Beleg sehen:

• Feld „USt-IdNr. gültig“: ✅ oder ❌
• Feld „Anschrift gültig“: ✅ oder ❌
• Feld „USt-IdNr. Prüfdatum“: Wann wurde geprüft
• Feld „Dienst“: BZSt oder MIAS

Verkaufsrechnung/Gutschrift

Funktioniert genauso wie Verkaufsauftrag.

Einkaufsbelege bearbeiten

Einkaufsbestellung erfassen

Ablauf:

1. Neue Einkaufsbestellung anlegen
2. Kreditor auswählen:

• System kopiert USt-IdNr. und Prüfstatus

1. Bei Freigabe: Prüfung (wenn aktiviert)
2. Bei Buchung: Prüfung gemäß Einrichtung

Funktioniert analog zu Verkaufsbelegen.

Fibu Buch.-Blatt buchen

Besonderheiten beim Buch.-Blatt:

1. Buch.-Blattzeile erfassen
2. Debitor/Kreditor im Feld „Konto“ oder „Gegenkonto“ wählen
3. System prüft bei Validierung (wenn „Buch.-Blatt Erfassung“ aktiviert)
4. Bei Buchung: Finale Prüfung

Nicht geprüft werden:

• Zahlungen (Belegarten: Zahlung, Rückerstattung)
• Zeilen ohne USt-IdNr.

Serviceaufträge bearbeiten

Ablauf:

1. Neuen Serviceauftrag anlegen
2. Debitor auswählen
3. Bei Freigabe: Prüfung
4. Bei Buchung: Prüfung gemäß Einrichtung

Funktioniert analog zu Verkaufsbelegen.

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Prüfungen durchführen

Manuelle Einzelprüfung

BZSt Einzelprüfung (qualifiziert mit Adresse)

Wann verwenden:

• Für Einzelfälle (USt-IdNr. noch nicht in Stammdaten hinterlegt)
• Schnelle Ad-hoc-Prüfung vor Stammdatenanlage
• Für alle EU-USt-IdNr. außer deutsche (DE)
• Vor wichtigen Geschäftsabschlüssen
• Wenn qualifizierte Prüfung mit Name/Adresse-Matching benötigt wird

So geht’s:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → USt-IdNr. Prüfung → BZSt Einzelabfrage
2. Füllen Sie die Felder aus:

• USt-IdNr.: z.B. DE123456789
• Name: Firmenname des Geschäftspartners
• Straße: Straße und Hausnummer
• PLZ: Postleitzahl
• Ort: Ort

1. Klicken Sie auf „Abfrage senden“
2. Warten Sie auf Ergebnis (5-30 Sekunden)

Ergebnis verstehen:

Anzeige	Status Code	Bedeutung
✅ USt-IdNr. gültig	evatr-0000	Alle Daten stimmen überein
✅ Gültig mit Abweichungen	evatr-0000 + Matching B	USt-IdNr. gültig, aber Abweichungen bei Name/Adresse
⏳ Noch nicht gültig	evatr-2002	USt-IdNr. erst ab Datum gültig (siehe gueltigAb)
🕒 Nicht mehr gültig	evatr-2006	USt-IdNr. war gültig (Zeitraum in gueltigAb/gueltigBis)
❌ USt-IdNr. ungültig	evatr-2001	USt-IdNr. nicht vorhanden/nicht vergeben
⚠️ Besonderheit	evatr-2008	Gültig, aber Besonderheit – BZSt kontaktieren

Matching-Ergebnisse (ergFirmenname, ergStrasse, ergPlz, ergOrt):

• A (Stimmt überein): ✅ Perfekt – Daten stimmen exakt überein
• B (Stimmt nicht überein): ⚠️ Prüfen Sie die Daten – Abweichung gefunden!
• C (Nicht angefragt): ℹ️ Feld wurde nicht mitgesendet
• D (Prüfung nicht möglich): ⚠️ EU-Mitgliedstaat hat Daten nicht mitgeteilt

MIAS Einzelprüfung (einfach, nur Gültigkeit)

Wann verwenden:

• Für Einzelfälle (USt-IdNr. noch nicht in Stammdaten hinterlegt)
• Schnelle Ad-hoc-Prüfung vor Stammdatenanlage
• Für alle EU-USt-IdNr. (alle 27 EU-Mitgliedstaaten)
• Prüft nur Gültigkeit der USt-IdNr.
• Liefert bei manchen Ländern auch Registrierungsadresse (nur zur Information, kein Matching)

So geht’s:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → USt-IdNr. Prüfung → MIAS Einzelabfrage
2. Geben Sie USt-IdNr. ein
3. Klicken Sie auf „Abfrage senden“
4. Ergebnis: Gültig oder Ungültig

⚠️ Hinweis: MIAS prüft keine Adresse (kein Matching)! Bei manchen EU-Ländern wird die Registrierungsadresse zurückgeliefert – diese dient nur zur Information, es erfolgt kein Abgleich wie bei BZSt.

Prüfung aus Stammdatenlisten

Mehrere Debitoren auf einmal prüfen:

1. Öffnen Sie „Debitoren“ Liste
2. Markieren Sie einen oder mehrere Debitoren
3. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „USt-IdNr. prüfen“
4. System prüft alle markierten Debitoren
5. Ergebnis wird in Stammdaten aktualisiert

Funktioniert auch für:

• Kreditorenliste
• Kontaktliste

Batch-Validierung (Massenprüfung – nur MIAS)

Für größere Datenmengen (3-100 USt-IdNr. pro Batch):

Die MIAS Batch-Validierung ist ideal für die periodische Massenprüfung Ihrer Geschäftspartner. Das System nutzt die offizielle EU MIAS Batch-API für schnelle und effiziente Prüfungen.

⚠️ Nur für MIAS verfügbar: BZSt bietet keine Batch-Validierung an.

Übersicht MIAS Batch-Validierung

Vorteile:

• ✅ 3-100 USt-IdNr. pro Batch (MIAS-Limit)
• ✅ Schneller als viele Einzelprüfungen
• ✅ Automatische Verarbeitung im Hintergrund
• ✅ Fortschrittsanzeige in Prozent
• ✅ Excel-Export der Ergebnisse
• ✅ Automatische Stammdaten-Aktualisierung

Ablauf:

1. Vorbereitung → 2. Start → 3. Verarbeitung → 4. Ergebnisse → 5. Anwenden

Schritt 1: Batch-Validierung erstellen

Neuen Batch anlegen:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → USt-IdNr. Prüfung → MIAS Batchvalidierung
2. Klicken Sie auf „Neu“
3. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein:

• Code: z.B. „Q4-2025“
• Name: z.B. „Quartalsweise USt-IdNr. Prüfung Q4 2025“

1. Speichern Sie den Batch-Kopf

Arbeitsblatt öffnen:

1. Klicken Sie auf den erstellten Batch
2. Klicken Sie auf „Arbeitsblatt“
3. Sie sehen jetzt die Batch-Zeilen-Ansicht

Schritt 2: Daten hinzufügen

Option 1: Debitoren importieren

1. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Vorbereitung“ → „Debitoren hinzufügen“
2. Filter-Dialog öffnet sich
3. Setzen Sie Filter (empfohlen):

• Land/Region: EU-Länder (AT, BE, FR, IT, etc.)
• USt-IdNr.: <>'' (nicht leer)
• USt-IdNr. gültig: false oder leer (nur ungültige/ungeprüfte)
• Letzte Prüfung: <01.10.2025 (z.B. älter als 3 Monate)

1. Klicken Sie auf „OK“
2. System fügt alle gefilterten Debitoren hinzu

Option 2: Kreditoren importieren

1. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Vorbereitung“ → „Kreditoren hinzufügen“
2. Gleicher Ablauf wie bei Debitoren

Option 3: Kontakte importieren

1. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Vorbereitung“ → „Kontakte hinzufügen“
2. Gleicher Ablauf wie bei Debitoren

Option 4: Manuell eingeben

1. Klicken Sie auf „+ Neu“
2. Füllen Sie die Felder aus:

• USt-IdNr.: z.B. FR12345678901
• Name: Firmenname
• Adresse: Straße
• PLZ: Postleitzahl
• Ort: Stadt

1. Weitere Zeilen hinzufügen

⚠️ MIAS-Limit beachten: Mindestens 3, maximal 100 USt-IdNr. pro Batch

Schritt 3: Validierung starten

Prüfung durchführen:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Zeilen korrekt sind
2. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Validierung“ → „Validierung starten“
3. System führt folgende Schritte aus:

• ✅ CSV-Datei aus Batch-Zeilen erstellen
• ✅ Upload zur MIAS Batch API
• ✅ Token (Batch-ID) empfangen
• ✅ Status auf „Pending“ setzen

Bestätigung:

Sie sehen eine Meldung: „Batch-Validierung wurde gestartet. Batch-ID: xxxxx“

Batch-Kopf aktualisiert:

• Status: Ausstehend
• Batch-ID: EU Token-ID
• Erstellungsdatum: Startdatum
• Verarbeitungsstartdatum: Wenn Verarbeitung beginnt

Schritt 4: Status überwachen

Fortschritt prüfen:

1. Gehen Sie zu „MIAS Batchvalidierung“ Liste
2. Finden Sie Ihren Batch
3. Sehen Sie die Verarbeitungsfortschritt % Spalte

Status-Bedeutung:

Status	Beschreibung	Was tun?
Offen	Noch nicht gestartet	„Validierung starten“ klicken
Ausstehend	Gesendet, wartet auf Verarbeitung	Warten (5-60 Min.)
In Bearbeitung	EU verarbeitet gerade	„Status aktualisieren“ klicken
Abgeschlossen	Fertig verarbeitet	„Ergebnis verarbeiten“ klicken
Fehler	Fehler aufgetreten	Prüfprotokoll prüfen

Manuell Status aktualisieren:

1. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Validierung“ → „Status aktualisieren“
2. System fragt MIAS nach aktuellem Status
3. Verarbeitungsfortschritt % wird aktualisiert (0-100%)

Automatische Aktualisierung:

Das System aktualisiert den Status automatisch alle 5 Minuten, wenn Sie im Batch bleiben.

Schritt 5: Ergebnisse verarbeiten

Wenn Status = Abgeschlossen:

1. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Validierung“ → „Ergebnis verarbeiten“
2. System führt aus:

• ✅ Excel-Datei von MIAS herunterladen
• ✅ Excel-Datei analysieren
• ✅ Batch-Zeilen mit Ergebnissen aktualisieren
• ✅ Status-Spalten füllen

Ergebnis-Spalten verstehen:

Spalte	Werte	Bedeutung
Valid	✅ / ❌	USt-IdNr. gültig?
Trader Name	Text	Name laut MIAS (nur zur Information)
Trader Street	Text	Straße laut MIAS (nur zur Information)
Trader Postcode	Text	PLZ laut MIAS (nur zur Information)
Trader City	Text	Ort laut MIAS (nur zur Information)
Trader Company Type	Text	Rechtsform laut MIAS (nur zur Information)

⚠️ Wichtig: MIAS führt kein Matching durch! Die Trader-Felder (Name, Adresse) sind die beim MIAS registrierten Daten und dienen nur zur Information. Ein automatischer Abgleich wie bei BZSt (A/B/C/D-Codes) erfolgt nicht.

Ergebnisse filtern:

Nutzen Sie die Spaltenfilter:

• Zeige nur: Valid = No (ungültige)

Schritt 6: Stammdaten aktualisieren

Automatische Aktualisierung der Stammdaten:

1. Prüfen Sie die Ergebnisse
2. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „Stammdatenaktualisierung“ → „USt-IdNr aktualisieren“
3. System aktualisiert in Debitoren/Kreditoren/Kontakten:

• USt-IdNr. gültig: Ja/Nein
• Letzte USt-IdNr. Prüfung: Heutiges Datum
• Letzter Dienst: MIAS

⚠️ Hinweis zu Adressen: Die von MIAS zurückgelieferten Trader-Daten (Name, Adresse) dienen nur zur Information. MIAS führt keinen automatischen Abgleich durch. Wenn Sie Abweichungen feststellen, müssen Sie diese manuell prüfen und ggf. korrigieren.
⚠️ Hinweis zu Adressen: Die von MIAS zurückgelieferten Trader-Daten (Name, Adresse) dienen nur zur Information. MIAS führt keinen automatischen Abgleich durch. Wenn Sie Abweichungen feststellen, müssen Sie diese manuell prüfen und ggf. korrigieren.

Manuelle Prüfung bei Abweichungen:

Für einzelne Datensätze:

1. Öffnen Sie die Batch-Zeile
2. Vergleichen Sie Ihre Daten mit den Trader-Feldern:

• Trader Name vs. Ihr eingegebener Name
• Trader Street vs. Ihre Adresse
• Trader Postcode vs. Ihre PLZ
• Trader City vs. Ihr Ort

1. Klicken Sie auf „Source No.“ (Debitornr./Kreditornr.)
2. Stammdaten-Karte öffnet sich
3. Korrigieren Sie bei Bedarf manuell die Registrierungsadresse

Schritt 7: Nachbearbeitung

Ungültige USt-IdNr. behandeln:

1. Filtern Sie nach Valid = No
2. Für jede ungültige USt-IdNr.:

• Geschäftspartner kontaktieren
• Korrekte USt-IdNr. anfordern
• Im Stammdatensatz korrigieren
• Ggf. Debitor blockieren

Abweichungen bei Trader-Daten prüfen:

1. Vergleichen Sie manuell Ihre Daten mit den Trader-Feldern
2. Prüfen Sie jeden Fall:

• Ist Abweichung akzeptabel? (z.B. „GmbH“ vs „Limited“)
• Trader-Daten sind die offiziell beim MIAS registrierten Daten
• Dokumentieren Sie in Notizen
• Bei starken Abweichungen: Nachweise anfordern (Handelsregisterauszug)

Batch archivieren:

Der Batch bleibt dauerhaft erhalten für Audit-Zwecke. Sie können:

• Batch umbenennen: „Q4-25-ABGESCHLOSSEN“
• Neuen Batch für nächstes Quartal erstellen

Erweiterte Funktionen

Batch zurücksetzen:

Wenn etwas schiefgelaufen ist:

1. Klicken Sie auf „Batchvalidierungsanfrage zurücksetzen“
2. Status wird zurückgesetzt auf „Offen“
3. Sie können erneut starten

⚠️ Achtung: Bisherige Ergebnisse gehen verloren!

Excel-Export:

1. Gehen Sie zu Batch-Zeilen
2. Klicken Sie auf „Aktionen“ → „In Excel öffnen“
3. Bearbeiten/Analysieren Sie in Excel
4. Nutzen Sie Pivot-Tabellen für Auswertungen

Historie anzeigen:

1. Öffnen Sie einen Batch
2. Klicken Sie auf „Verknüpft“ → „USt-IdNr. Prüfprotokoll“
3. Sehen Sie alle Prüfungen dieses Batches

Best Practices

Empfohlene Frequenz:

Unternehmensgröße	Frequenz	Batch-Größe
Klein (<100 Partner)	Halbjährlich	Alle
Mittel (100-500)	Quartalsweise	Alle
Groß (>500)	Monatlich	Nur geänderte/neue

Filter-Empfehlungen:

Prüfen Sie nur:

• ✅ EU-Länder (außer Schweiz!)
• ✅ Mit USt-IdNr. gefüllt
• ✅ Letzte Prüfung > 3 Monate
• ✅ Aktive Geschäftsbeziehung (Umsatz im letzten Jahr)

Zeitplanung:

• ⏰ Starten Sie Batch am späten Nachmittag (16-17 Uhr)
• ⏰ MIAS verarbeitet über Nacht
• ⏰ Ergebnisse meist am nächsten Morgen verfügbar
• ⚠️ Wichtig: MIAS hält Ergebnisse nur 24 Stunden vor! Verarbeiten Sie die Ergebnisse zeitnah mit „Ergebnis verarbeiten“, sonst gehen sie verloren.

Fehlerbehandlung:

Bei Status „Error“:

1. Prüfprotokoll öffnen (Batch-Kopf → Verknüpft)
2. Fehlermeldung lesen
3. Häufige Ursachen:

• CSV zu groß (>100 Zeilen) → Aufteilen
• Ungültiges Format → Zeilen prüfen
• MIAS nicht erreichbar → Später wiederholen

Automatische Batch-Prüfung einrichten

Regelmäßige Prüfung per Job Queue:

Schritt 1: Stamm-Batch erstellen

1. Erstellen Sie einen Batch „AUTOMATISCH-QUARTAL“
2. Fügen Sie Filter-Kriterien hinzu (siehe oben)
3. Speichern Sie den Batch

Schritt 2: Report-Batch verwenden

1. ALT + Q → VDIDC Batch VAT ID Check (Report)
2. Setzen Sie Filter auf gewünschte Datensätze
3. Wählen Sie VAT Service Code: MIAS
4. Aktivieren Sie „Check via Job Queue“
5. Klicken Sie auf „Senden an“ → „Job Queue“

Schritt 3: Job Queue konfigurieren

1. ALT + Q → Job Queue Entries (Standard BC)
2. Finden Sie den erstellten Eintrag
3. Konfigurieren Sie Zeitplan:

• Ausführen am: Monatserster oder Quartalserster
• Startzeit: 22:00 Uhr
• Wiederkehrend: Monatlich/Quartalsweise

1. Aktivieren Sie „Status“ → Bereit

Schritt 4: Überwachung

Prüfen Sie regelmäßig:

• Job Queue Log für Fehler
• Batchvalidierung für neue Batches
• Ergebnisse verarbeiten

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Auswertungen

USt-IdNr. Prüfprotokoll (Prüfhistorie)

Alle Prüfungen einsehen:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → Posten → USt-IdNr. Prüfprotokoll
2. Sie sehen alle durchgeführten Prüfungen

Wichtige Spalten:

Spalte	Bedeutung
Lfd. Nr.	Eindeutige Nummer
USt-IdNr.	Geprüfte USt-IdNr.
Datum	Wann wurde geprüft
USt-IdNr. gültig	✅ oder ❌
Anschrift gültig	✅ oder ❌
Anfrageart	BZSt oder MIAS
Herkunftsart	Debitor, Kreditor, Verkaufsbeleg, etc.
Herkunftsnr.	Debitornr., Belegnr., etc.
Gebuchte Belegnr.	Nach Buchung: gebuchte Rechnung
Benutzer	Wer hat geprüft

Filtern:

• Nach USt-IdNr.
• Nach Datum
• Nach Gültigkeit
• Nach Herkunft
• Nach Benutzer

Details anzeigen:

1. Klicken Sie auf einen Eintrag
2. Klicken Sie auf „Verknüpft“ → „Eintrag“ → „Detailansicht“
3. Sehen Sie:

• Prüfergebnis im Detail
• Trader-Informationen (vom Dienst)
• Matching-Ergebnisse (A/B/C/D)

USt-IdNr. Prüfprotokoll (Technisches Protokoll)

Für technische Analyse:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → Posten → USt-IdNr. Prüfprotokoll
2. Sie sehen technische Details

Was ist drin:

• Request Content (gesendete Daten)
• Response Content (empfangene Daten)
• HTTP-Status
• Fehlerdetails
• Zeitstempel

⚠️ Für Administratoren und IT-Support

Navigate-Integration

Von gebuchtem Beleg zur Prüfung:

1. Öffnen Sie gebuchten Beleg (z.B. gebuchte Verkaufsrechnung)
2. Klicken Sie auf „Navigate“
3. Geben Sie Belegnummer ein
4. In der Liste sehen Sie „USt-IdNr. Prüfprotokoll“
5. Klicken Sie darauf → Prüfhistorie öffnet sich

Von Prüfung zum Beleg:

1. Öffnen Sie Prüfprotokoll-Eintrag
2. Feld „Gebuchte Belegnr.“ zeigt Rechnung
3. Klicken Sie darauf → Beleg öffnet sich

Statistiken und Monitoring

VAT Service Status

Dienst-Verfügbarkeit prüfen:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → Posten → USt-Dienststatus
2. Sehen Sie:

• ✅ Verfügbar / ❌ Nicht verfügbar
• Letzte erfolgreiche Anfrage
• Letzte Fehleranfrage
• Anzahl Anfragen heute

VAT Service Statistiken

Nutzungsübersicht:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung → Einrichtung → USt-IdNr. Prüfdienst Einrichtung
2. Wählen Sie einen Dienst
3. Klicken Sie auf „Verknüpft“ → „Statistik“
4. Sehen Sie:

• Anzahl Anfragen (Monat/Jahr)
• Erfolgsquote
• Fehlerquote
• Durchschnittliche Antwortzeit

Check Activities (Aktivitäten)

Dashboard für Überblick:

1. Rollencenter USt-Id-Prüfung öffnen
2. Im oberen Bereich sehen Sie Kacheln (Check Activities):

• Prüfungen heute
• Prüfungen diese Woche
• Ungültige USt-IdNr. (Aktion erforderlich)
• Fehler heute

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Anhang

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USt-IdNr. Format nach Land

Land	Präfix	Länge	Beispiel
Deutschland	DE	11	DE123456789
Österreich	ATU	11	ATU12345678
Schweiz	CHE	12	CHE123456789 (nicht in MIAS!)
Frankreich	FR	13	FR12345678901
Italien	IT	13	IT12345678901
Spanien	ES	11	ES12345678A
Niederlande	NL	14	NL123456789B01
Belgien	BE	12	BE0123456789
Polen	PL	12	PL1234567890
Tschechien	CZ	10-12	CZ12345678

Response Codes (BZSt)

Code	Bedeutung	Handlung
200	Gültig, alles stimmt	✅ OK
201	Gültig, Abweichungen	⚠️ Daten prüfen
202	Ungültig	❌ Geschäftspartner kontaktieren
203	Anfrage ungültig	⚠️ Format prüfen
204	Timeout	🔄 Erneut versuchen
205	Dienst nicht verfügbar	🔄 Später versuchen
206	Land nicht unterstützt	ℹ️ MIAS verwenden
999	Technischer Fehler	🔧 Support kontaktieren

Response Codes (MIAS/VIES)

Erfolgreiche Prüfung

Code	Englisch	Deutsch	Bedeutung
VALID	Valid VAT number	Gültige USt-IdNr.	✅ USt-IdNr. ist gültig und registriert

Ungültige USt-IdNr

Code	Englisch	Deutsch	Bedeutung
INVALID	Invalid VAT number	Ungültige USt-IdNr.	❌ USt-IdNr. ist ungültig oder nicht registriert

Eingabefehler

Code	Englisch	Deutsch	Handlung
INVALID_INPUT	Invalid input	Ungültige Eingabe	⚠️ USt-IdNr.-Format prüfen, Ländercode korrigieren

Technische Fehler (Wiederholbar)

Code	Englisch	Deutsch	Handlung
MS_UNAVAILABLE	Member State unavailable	Mitgliedstaat nicht verfügbar	🔄 Mitgliedstaat-System antwortet nicht, später wiederholen
MS_MAX_CONCURRENT_REQ	Max concurrent requests	Max. gleichzeitige Anfragen	⏳ Anfragelimit des Mitgliedstaats erreicht, 5-10 Min. warten
TIMEOUT	Request timeout	Anfrage-Timeout	🔄 Netzwerk/Server zu langsam, erneut versuchen
SERVER_BUSY	Server busy	Server ausgelastet	⏳ MIAS-Server überlastet, später wiederholen
SERVICE_UNAVAILABLE	Service unavailable	Dienst nicht verfügbar	🔧 MIAS-System offline, Status prüfen oder BZSt verwenden
GLOBAL_MAX_CONCURRENT_REQ	Global max requests	Globales Anfragelimit	⏳ Zu viele weltweite Anfragen, 10-30 Min. warten

Handlungsempfehlungen MIAS-Fehler

MS_UNAVAILABLE:

• ✔️ Rollencenter → Posten → USt-Dienststatus prüfen
• ✔️ Status des Mitgliedstaats auf MIAS-Website prüfen (ec.europa.eu/taxation_customs/vies)
• ✔️ Nach 15-30 Minuten erneut versuchen
• ✔️ Bei deutschen USt-IdNr.: BZSt statt MIAS verwenden

MS_MAX_CONCURRENT_REQ:

• ✔️ 5-10 Minuten warten vor erneutem Versuch
• ✔️ Batch-Validierungen zeitlich verteilen
• ✔️ Nicht zu Spitzenzeiten (9-11 Uhr, 14-16 Uhr) prüfen

TIMEOUT:

• ✔️ Setup → Http Anfrage Timeout auf 60 Sek. erhöhen
• ✔️ Internetverbindung prüfen
• ✔️ Erneut versuchen

SERVER_BUSY / SERVICE_UNAVAILABLE:

• ✔️ MIAS-Status prüfen: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
• ✔️ Nach 30-60 Minuten erneut versuchen
• ✔️ Bei Dringlichkeit: BZSt verwenden (nur für deutsche USt-IdNr.)

GLOBAL_MAX_CONCURRENT_REQ:

• ✔️ 10-30 Minuten warten
• ✔️ Batch-Validierungen auf mehrere Stunden verteilen
• ✔️ Außerhalb europäischer Geschäftszeiten prüfen (abends/nachts)

Unterschiede BZSt vs. MIAS

Merkmal	BZSt	MIAS (VIES)
Länder	Nur Deutschland (DE)	Alle 27 EU-Mitgliedstaaten
Prüftiefe	Qualifiziert (Name, Adresse)	Einfach (nur Gültigkeit)
Matching	A/B/C/D Codes	Nicht verfügbar
Verfügbarkeit	Hoch (99%+)	Mittel (abhängig vom Mitgliedstaat)
Response Codes	evatr-* Format	Textcodes (VALID, INVALID, etc.)
Batch-Prüfung	Nein	Ja (3-100 USt-IdNr.)
Empfehlung	Deutsche USt-IdNr.	EU-USt-IdNr. (außer DE)

Matching-Codes (BZSt)

Code	Bedeutung
A	Stimmt überein ✅
B	Stimmt nicht überein ❌
C	Nicht angefragt ℹ️
D	Prüfung nicht möglich ⚠️

Weitere Ressourcen

Online-Hilfe:

• https://www.visiondata.de/vat-id-check-help/

Handbuch (PDF):

• https://www.visiondata.de/wp-content/uploads/Handbuch_USt-IdNr.-Pruefung_VISIONDATA.pdf

BZSt (Bundeszentralamt für Steuern):

• https://www.bzst.de/
• https://evatr.bff-online.de/ (Webportal für manuelle Prüfung)

EU MIAS (VIES):

• https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Rechtliche Grundlagen:

• § 6a UStG (Innergemeinschaftliche Lieferungen)
• § 18e UStG (Zusammenfassende Meldung)
• Abschn. 6a.1 UStAE (Qualifizierte Bestätigungsanfrage)

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Glossar

Begriff	Erklärung
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. DE123456789)
BZSt	Bundeszentralamt für Steuern (deutsche Steuerbehörde)
MIAS	Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (deutsche Bezeichnung für VIES)
VIES	VAT Information Exchange System (englische/technische Bezeichnung für MIAS)
Qualifizierte Anfrage	Prüfung mit Name und Adresse (nur BZSt)
Einfache Anfrage	Prüfung nur Gültigkeit der USt-IdNr. (MIAS)
i.g. Lieferung	Innergemeinschaftliche Lieferung (Verkauf an EU-Unternehmen)
Prüfprotokoll	Eintrag in der Prüfhistorie
Prüfprotokoll (technisch)	Technisches Protokoll mit Request/Response
Response Code	Rückmeldecode vom BZSt/MIAS
Matching	Übereinstimmung von Name/Adresse (A/B/C/D)
Registrierungsadresse	Adresse, die für Prüfung verwendet wird
Batch-Validierung	Massenprüfung vieler USt-IdNr.
Job Queue	Aufgabenwarteschlange für automatisierte Prozesse