Shipping Pro – Anwenderdokumentation

📋 Inhaltsverzeichnis

1. Willkommen zu VISIONDATA Shipping Pro
2. Erste Schritte
   • Erste Schritte mit Shipping Pro
   • Häufig gestellte Fragen
   • FAQ
   • Mindestanforderungen
     • SGS ShipIO
     • Business Central
3. Shipping Pro einrichten
   • Provider
   • Zusteller
   • Zustellertransportarten
4. Tägliche Arbeit
   • Versand erstellen
   • Etiketten drucken
   • Tagesabschluss durchführen
5. Anhang
6. Glossar

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Willkommen zu VISIONDATA Shipping Pro

Über Shipping Pro

VISIONDATA Shipping Pro ist Ihre zentrale Lösung für die professionelle Versandabwicklung in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mit dieser App erstellen Sie Versandetiketten für verschiedene Versanddienstleister direkt aus Business Central heraus – schnell, einfach und fehlerfrei.

Hauptvorteile:

• 🚀 Schnelle Integration – Nahtlose Anbindung an Business Central
• 📦 Multi-Carrier-Unterstützung – Ein System für alle Versanddienstleister
• 🏷️ Automatischer Etikettendruck – PDF, ZPL, PNG-Format
• 🌍 Internationale Sendungen – Mit Zolldeklaration
• 📊 Vollständige Nachverfolgung – Sendungsstatus in Echtzeit
• ⚡ Stapelverarbeitung – Hunderte Sendungen auf Knopfdruck

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Erste Schritte

Erste Schritte mit Shipping Pro

Willkommen! Diese Anleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit VISIONDATA Shipping Pro.

Zugriff auf Shipping Pro

Navigation: Rollencenter → Versand → Sendungen

So geht’s:

1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central
2. Navigieren Sie im Rollencenter zum Bereich Versand
3. Klicken Sie auf Sendungen

✅ Sie sehen nun die Übersicht aller Sendungen.

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Berechtigungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen haben:

Permission Set	Beschreibung
VDPS Base (Shipping Pro)	Vollzugriff auf alle Shipping Pro-Funktionen inkl. Sendungen erstellen, Etiketten drucken, Tagesabschluss durchführen, Einrichtung verwalten

Was ist enthalten:

• ✅ Sendungen erstellen und bearbeiten
• ✅ Etiketten drucken (PDF, ZPL, PNG)
• ✅ Tagesabschluss durchführen
• ✅ Registrierte Sendungen anzeigen
• ✅ Stammdaten verwalten (Carrier, Produkte, Kartonvorlagen)
• ✅ Provider-Einrichtung (Administrator-Funktion)

![⚠️] Wichtig: Wenden Sie sich an Ihren Business Central Administrator, falls Sie die Berechtigung „VDPS Base“ benötigen. Der Administrator kann diese unter Benutzer → Berechtigungssätze zuweisen.

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Schnellstart: Ihre erste Sendung

In 5 Minuten zur ersten Sendung:

1. Verkaufsauftrag öffnen
   • Suchen Sie nach einem freigegebenen Verkaufsauftrag
   • Öffnen Sie diesen
2. Sendung erstellen
   • Klicken Sie auf Aktionen → Versenden → Sendung erstellen
   • System übernimmt automatisch Adresse und Artikel
3. Versandoptionen prüfen
   • Versanddienstleister: Bereits vorausgewählt
   • Transportart: Standard oder Express wählen
   • Sendungsdatum: Heute (oder gewünschtes Datum)
4. Paketdetails eingeben
   • Gewicht: z.B. 2,5 kg
   • Maße: z.B. 40 × 30 × 20 cm
   • Oder Kartonvorlage „MEDIUM“ wählen
5. Sendung erstellen und Etikett drucken
   • Klicken Sie auf Sendung erstellen
   • Dann auf Label erstellen und drucken
   • Wählen Sie PDF A4 für Normaldrucker

✅ Fertig! Ihr erstes Versandetikett ist gedruckt.

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Häufig gestellte Fragen

Allgemeine Fragen

F: Welche Versanddienstleister werden unterstützt?
A: Aktuell ist SGS ShipIO vollständig integriert. Über SGS können Sie folgende Carrier nutzen: DHL, GLS, UPS, DPD, Hermes u.v.m. F: Kann ich Shipping Pro kostenlos testen?
A: Ja, kontaktieren Sie unseren Vertrieb für eine Testlizenz. Die technische Integration erfolgt über Ihren Business Central Partner.

F: Benötige ich einen Vertrag mit SGS ShipIO?
A: Ja, für die Nutzung von SGS ShipIO benötigen Sie einen separaten Vertrag mit SGS Software GmbH. VISIONDATA stellt nur die technische Integration bereit.

F: Funktioniert Shipping Pro auch On-Premise?
A: Ja, Shipping Pro ist sowohl für Business Central Cloud als auch On-Premise verfügbar (ab Version 25.0).

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Technische Fragen

F: Wo werden die Etiketten gespeichert?
A: Etiketten werden in Business Central als Media-Feld direkt in der Sendung gespeichert und können jederzeit erneut gedruckt oder exportiert werden.

F: Kann ich eigene Kartonvorlagen anlegen?
A: Ja, unter Einrichtung → Kartonvorlagen können Sie beliebig viele Vorlagen mit Standard-Maßen definieren.

F: Werden Versandkosten automatisch berechnet?
A: Die Kostenberechnung erfolgt durch den Provider (z.B. SGS ShipIO). Die Kosten werden in der Sendung angezeigt, sobald die Sendung erstellt wurde.

F: Kann ich Sendungen nachträglich stornieren?
A: Ja, solange der Tagesabschluss noch nicht durchgeführt wurde. Nach dem Tagesabschluss ist eine Stornierung nur noch direkt beim Carrier möglich.

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FAQ

Installation & Setup

F: Wie installiere ich Shipping Pro?
A: Die Installation erfolgt über Ihren Business Central Partner oder direkt aus Microsoft AppSource. Nach der Installation müssen Sie die Provider-Einrichtung durchführen (siehe Kapitel „Shipping Pro einrichten“).

F: Welche Lizenz benötige ich?
A: Sie benötigen eine gültige Shipping Pro Lizenz von VISIONDATA sowie die entsprechenden Provider-Zugänge (z.B. SGS ShipIO Account).

F: Gibt es eine Testphase?
A: Ja, 30 Tage kostenloser Test nach Aktivierung. Kontaktieren Sie vertrieb@visiondata.de.

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Bedienung

F: Kann ich mehrere Pakete pro Sendung erstellen?
A: Ja, fügen Sie einfach mehrere Zeilen in der Sendung hinzu. Jede Zeile repräsentiert ein Paket.

F: Was ist der Unterschied zwischen „Sendung erstellen“ und „Label erstellen“?
A: „Sendung erstellen“ registriert die Sendung beim Provider und reserviert die Sendungsnummer. „Label erstellen“ generiert das druckbare Etikett. Beide Schritte können auch in einem Schritt durchgeführt werden („Label erstellen und drucken“).

F: Warum bleibt der Status auf „Nicht Etikettiert“?
A: Das Etikett wird asynchron vom Provider generiert. Dies kann 1-2 Minuten dauern. Aktualisieren Sie die Ansicht mit F5.

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Fehler & Probleme

F: „Verbindung zum Provider fehlgeschlagen“ – was tun?
A: Prüfen Sie:

1. Ist Ihre Internetverbindung aktiv?
2. Sind die API-Zugangsdaten korrekt? (Provider-Einrichtung)
3. Ist der Provider-Service erreichbar? (Status auf SGS-Website prüfen)

F: „Adresse ungültig“ – was bedeutet das?
A: Die Empfängeradresse ist unvollständig oder fehlerhaft. Prüfen Sie PLZ, Ort und Land.

F: Etikett wird nicht gedruckt – was tun?
A: Prüfen Sie:

1. Ist der Drucker eingeschaltet und als Standard eingerichtet?
2. Passt das Etikettenformat zum Drucker? (A4 für Bürodrucker, ZPL für Zebra)
3. Ist die Sendung im Status „Etikettiert“?

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Mindestanforderungen

SGS ShipIO

Um SGS ShipIO mit Shipping Pro zu nutzen, benötigen Sie:

Account & Zugangsdaten:

• ✅ Gültiger SGS ShipIO Account (Vertrag mit SGS Software GmbH)
• ✅ API-Benutzername und Passwort
• ✅ Konfigurierte Carrier (z.B. DHL, GLS, UPS) bei SGS

Technische Voraussetzungen:

• ✅ HTTPS-Verbindung zur SGS ShipIO API (z.B. https://shipio.sgs-software.de)
• ✅ Firewall-Freigabe für ausgehende Verbindungen zu SGS-Servern
• ✅ Optional: Waagen-Integration (für automatisches Wiegen)

Carrier-Verträge:

• ✅ Aktive Verträge mit den gewünschten Carriern (DHL, GLS, etc.)
• ✅ Carrier-Kontonummern bei SGS hinterlegt
• ✅ Konfigurierte Versandprodukte (z.B. „DHL Paket“, „GLS Express“)

Konfiguration bei SGS:

• ✅ Stammdaten gepflegt (Absenderadressen)
• ✅ Versandprodukte aktiviert
• ✅ Tagesabschluss-Zeiten konfiguriert
• ✅ Optional: Zolleinstellungen für internationale Sendungen

![ℹ️] Hinweis: Die Einrichtung bei SGS erfolgt unabhängig von Business Central. Kontaktieren Sie SGS Support für die Ersteinrichtung: support@sgs-software.de

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Business Central

Systemanforderungen:

Business Central Version:

• ✅ Microsoft Dynamics 365 Business Central Version 25.0 oder höher
• ✅ Cloud (SaaS) oder On-Premise
• ✅ Runtime 14.0 oder höher

Benutzer & Lizenzen:

• ✅ Gültige Business Central Lizenz (Essentials oder Premium)
• ✅ Shipping Pro Lizenz von VISIONDATA
• ✅ Berechtigungssatz „VDPS Base“ für Anwender

Technische Infrastruktur:

• ✅ Internetverbindung für API-Zugriff
• ✅ Browser: Microsoft Edge, Chrome oder Firefox (aktuelle Version)
• ✅ Optional: Drucker für Etikettendruck (PDF oder ZPL-kompatibel)

Stammdaten in Business Central:

• ✅ Debitoren mit vollständigen Adressen
• ✅ Artikel mit Gewichtsangaben (kg)
• ✅ Lagerorte mit Absenderadressen
• ✅ Optional: Kartonvorlagen für Standardmaße

Empfohlene Einrichtung:

• ✅ Versanddienstleister im Standard-BC hinterlegt
• ✅ Versandarten konfiguriert
• ✅ Nummernserie für Sendungen angelegt

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Shipping Pro einrichten

Provider

Was ist ein Provider?

Ein Provider ist die technische Schnittstelle zwischen Business Central und den Versanddienstleistern (Carriern). Der Provider stellt die API-Verbindung bereit und übersetzt die Business Central-Daten in das Format des Carriers.

Aktuell verfügbare Provider:

• SGS ShipIO – Multi-Carrier-Plattform (DHL, GLS, UPS, DPD, Hermes, etc.)

![ℹ️] Wichtig: Sie benötigen einen separaten Vertrag mit dem Provider (z.B. SGS Software GmbH).

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Provider einrichten

Wann verwenden:

• Erstmalige Einrichtung von Shipping Pro
• Neuen Provider hinzufügen
• API-Zugangsdaten aktualisieren

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So geht’s:

1. Provider-Einrichtung öffnen

Navigation: Rollencenter → Einrichtung → Provider Einrichtung
Alternative: Einrichtung & Erweiterungen → Manuelle Einrichtung → Shipping Pro → Provider Einrichtung

2. Neuen Provider anlegen

• Klicken Sie auf Neu
• Vergeben Sie einen eindeutigen Code (z.B. „SGS“)

3. Stammdaten eingeben

Feld	Beschreibung	Beispiel
Code	Eindeutiger Kürzel	SGS
Beschreibung	Anzeigename	SGS ShipIO Multi-Carrier
Provider-Code	Technischer Provider	SGS Client
Aktiv	Provider aktivieren	☑️ Ja

4. API-Zugangsdaten konfigurieren

Feld	Beschreibung	Beispiel / Hinweis
API Base URL	Provider-Endpunkt	https://shipio.sgs-software.de
Benutzername	API-Benutzername	username_sandbox
Passwort	API-Passwort	••••••••••• (wird verschlüsselt gespeichert)
Timeout (Sek.)	Max. Wartezeit für API-Antwort	30

![⚠️] Sicherheit: Passwörter werden verschlüsselt im Isolated Storage gespeichert und sind nicht im Klartext lesbar.

5. Verbindung testen

• Klicken Sie auf Aktionen → Verbindung testen
• System sendet Test-Request an Provider
• Erfolgsmeldung: „Verbindung erfolgreich“

Mögliche Fehlermeldungen:

Fehler	Ursache	Lösung
„401 Unauthorized“	Falsche Zugangsdaten	Benutzername/Passwort prüfen
„404 Not Found“	Falsche URL	API Base URL korrigieren
„Timeout“	Keine Verbindung	Firewall/Internet prüfen

6. Speichern

• Klicken Sie auf OK
• Provider ist nun einsatzbereit

✅ Erfolgreich! Der Provider ist konfiguriert und kann für Zusteller verwendet werden.

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Provider-spezifische Einstellungen

SGS ShipIO:

Erweiterte Einstellungen:

Feld	Beschreibung	Empfohlen
Automatische Token-Erneuerung	OAuth2-Token automatisch aktualisieren	☑️ Ja
Retry-Versuche	Anzahl Wiederholungen bei Fehler	3
Retry-Verzögerung (ms)	Pause zwischen Versuchen	1000
Debug-Modus	HTTP-Requests protokollieren	☐ Nein (nur für Support)

Waagen-Integration (optional):

Falls Sie eine Waage verwenden:

Feld	Wert
Waagen-IP-Adresse	z.B. 192.168.1.50
Waagen-Port	z.B. 9001
Waagen-Typ	Bizerba, Mettler Toledo, etc.

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Zusteller

Was ist ein Zusteller?

Ein Zusteller (auch Carrier oder Versanddienstleister genannt) ist das Unternehmen, das Ihre Pakete physisch transportiert (z.B. DHL, GLS, UPS).

Unterschied Zusteller vs. Provider:

• Provider = Technische Schnittstelle (z.B. SGS ShipIO)
• Zusteller = Transportdienstleister (z.B. DHL)

Ein Provider kann mehrere Zusteller anbinden (Multi-Carrier).

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Zusteller einrichten

Wann verwenden:

• Nach Provider-Einrichtung
• Neuen Transportdienstleister aktivieren
• Kontonummern hinterlegen

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So geht’s:

1. Zusteller-Übersicht öffnen

Navigation: Rollencenter → Einrichtung → Zusteller
Alternative: Einrichtung & Erweiterungen → Manuelle Einrichtung → Shipping Pro → Zusteller

2. Neuen Zusteller anlegen

• Klicken Sie auf Neu
• Vergeben Sie einen eindeutigen Code

3. Stammdaten eingeben

Feld	Beschreibung	Beispiel
Code	Eindeutiger Kürzel	DHL-SGS
Name	Anzeigename	DHL über SGS ShipIO
Provider-Code	Zugeordneter Provider	SGS
Aktiv	Zusteller aktivieren	☑️ Ja

4. Kontonummer hinterlegen

Feld	Beschreibung	Beispiel
Kontonummer	Carrier-Kundenummer	12345678901234
Teilnahmenummer	Teilnahme-ID (falls benötigt)	01
EKP	Einheitliche Kennzahl Paket (DHL)	1234567890

![ℹ️] Hinweis: Diese Nummern erhalten Sie von Ihrem Carrier-Vertrag. Bei SGS sind diese meist bereits in der SGS-Einrichtung hinterlegt.

5. Absenderadresse festlegen

Feld	Beschreibung
Standard-Absender Name	Firmenname
Standard-Absender Straße	Straße + Nr.
Standard-Absender PLZ	Postleitzahl
Standard-Absender Ort	Stadt
Standard-Absender Land	Ländercode (z.B. DE)

![ℹ️] Tipp: Diese Daten werden automatisch in neue Sendungen übernommen, können aber je Sendung überschrieben werden.

6. Erweiterte Einstellungen (optional)

Feld	Beschreibung	Empfohlen
Tagesabschluss-Zeit	Späteste Zeit für Day-End	15:00
Automatischer Tagesabschluss	Job Queue für automatischen Abschluss	☑️ Ja
Max. Paketgewicht (kg)	Gewichtslimit	31,5 (DHL Paket)
Tracking-URL	URL-Template für Sendungsverfolgung	https://www.dhl.de/…

7. Speichern

✅ Fertig! Der Zusteller ist eingerichtet und kann verwendet werden.

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Mehrere Zusteller konfigurieren

Beispiel-Konfiguration:

Code	Name	Provider	Kontonummer	Verwendung
DHL-SGS	DHL Paket	SGS	1234567890	Standard-Inlandsversand
GLS-SGS	GLS Paket	SGS	9876543210	Express-Versand
UPS-SGS	UPS Standard	SGS	5555666677	International

Best Practice:

• Nutzen Sie sprechende Codes (z.B. „DHL-SGS“ statt „Z001“)
• Aktivieren Sie nur die tatsächlich genutzten Zusteller
• Hinterlegen Sie Tracking-URLs für einfache Sendungsverfolgung

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Zustellertransportarten

Was ist eine Zustellertransportart?

Eine Zustellertransportart (auch Versandprodukt oder Service genannt) definiert die Art der Zustellung (z.B. Standard, Express, International). Jeder Zusteller bietet verschiedene Transportarten an.

Beispiele:

• DHL Paket (Standard)
• DHL Paket International
• GLS Express (Zustellung bis 12:00 Uhr)
• UPS Saver (Economy)

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Zustellertransportarten einrichten

Wann verwenden:

• Nach Zusteller-Einrichtung
• Neue Versandprodukte aktivieren
• Optionen konfigurieren (Versicherung, Nachnahme, etc.)

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So geht’s:

1. Transportarten-Übersicht öffnen

Navigation: Rollencenter → Einrichtung → Zustellertransportarten
Alternative: Einrichtung & Erweiterungen → Manuelle Einrichtung → Shipping Pro → Zustellertransportarten

2. Neue Transportart anlegen

• Klicken Sie auf Neu
• Wählen Sie den Zusteller aus

3. Stammdaten eingeben

Feld	Beschreibung	Beispiel
Versanddienstleister-Code	Zugeordneter Zusteller	DHL-SGS
Code	Eindeutiger Kürzel	STANDARD
Beschreibung	Anzeigename	DHL Paket Standard
Aktiv	Transportart aktivieren	☑️ Ja

4. Provider-Produkt zuordnen

Feld	Beschreibung	Beispiel
Provider-Produkt-Code	Technische Produkt-ID beim Provider	V01PAK (für DHL Paket bei SGS)

![ℹ️] Wichtig: Die Provider-Produkt-Codes sind bei SGS vorkonfiguriert. Sie finden die verfügbaren Codes in der SGS-Dokumentation oder in Ihrer SGS-Einrichtung.

5. Optionen konfigurieren

Verfügbare Zusatzleistungen (je nach Carrier):

Option	Beschreibung	Verfügbar bei
Versicherung	Warenwert-Absicherung	DHL, GLS, UPS
Nachnahme	Geldbetrag beim Empfänger einziehen	DHL, GLS
Samstagszustellung	Zustellung samstags	DHL, GLS
Unterschrift	Unterschrift bei Zustellung	DHL, UPS
Altersverifikation	Altersprüfung (16/18 Jahre)	DHL
Persönliche Übergabe	Nur an Empfänger persönlich	DHL
Abstellgenehmigung	Paket ohne Empfänger abstellen	DHL

6. Standardwerte festlegen

Feld	Beschreibung	Empfohlen
Standard-Versicherungswert	Automatisch versichern bis	500 EUR
Laufzeit (Tage)	Erwartete Zustelldauer	1-2
Priorität	Für automatische Auswahl	10

7. Preis-Informationen (optional)

Feld	Beschreibung
Basispreis	Grundpreis für Sendung
Preis pro kg	Aufschlag für Gewicht
Währungscode	EUR

![ℹ️] Hinweis: Die tatsächlichen Kosten werden vom Provider berechnet. Die Preis-Felder dienen nur zur Information/Kalkulation.

8. Speichern

✅ Fertig! Die Transportart kann nun in Sendungen ausgewählt werden.

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Beispiel-Konfiguration

Typisches Setup für DHL über SGS:

Code	Beschreibung	Provider-Produkt	Optionen	Verwendung
STANDARD	DHL Paket Standard	V01PAK	Versicherung 500 EUR	Täglicher Versand
EXPRESS	DHL Express 12	V53WPAK	Versicherung, Unterschrift	Eilsendungen
INTL	DHL Paket International	V53WPAK	Zoll, Versicherung	Ausland
NACHNAHME	DHL Nachnahme	V01PAK	Nachnahme aktiv	Barzahlung

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Best Practices

Transportarten-Verwaltung:

• ✔️ Legen Sie nur die tatsächlich genutzten Produkte an
• ✔️ Nutzen Sie sprechende Codes (STANDARD, EXPRESS statt T001, T002)
• ✔️ Setzen Sie realistische Laufzeiten für Liefertermin-Berechnung
• ✔️ Aktivieren Sie Versicherung standardmäßig für Warenwerte > 100 EUR
• ✔️ Dokumentieren Sie spezielle Optionen in der Beschreibung

Kosten optimieren:

• ✔️ Nutzen Sie Economy-Produkte für nicht-eilige Sendungen
• ✔️ Vermeiden Sie Samstagszustellung, wenn nicht nötig (Aufpreis!)
• ✔️ Prüfen Sie, ob Nachnahme wirklich erforderlich ist (hohe Gebühren)

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Tägliche Arbeit

Versand erstellen

Option 1: Versand aus Verkaufsauftrag erstellen

Dies ist der häufigste Weg, einen Versand zu erstellen.

Wann verwenden:

• Für reguläre Verkaufsaufträge mit Versand an Kunden
• Wenn Artikelpositionen bereits erfasst sind
• Automatische Übernahme von Adressen und Gewichten gewünscht

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So geht’s:

1. Verkaufsauftrag öffnen

• Suchen Sie nach dem gewünschten Verkaufsauftrag
• Öffnen Sie diesen (Doppelklick)

2. Sendung erstellen

• Klicken Sie auf Aktionen → Versenden → Sendung erstellen
• Ein neues Fenster öffnet sich mit vorausgefüllten Daten

3. Versandinformationen prüfen

Das System übernimmt automatisch:

• ✅ Empfängeradresse vom Debitor-Stamm
• ✅ Absenderadresse vom Lagerort
• ✅ Artikelpositionen mit Gewichten
• ✅ Versanddienstleister vom Debitor oder Standard

![ℹ️] Tipp: Falls Gewichte fehlen, werden Sie aufgefordert, diese manuell einzugeben.

4. Versandoptionen festlegen

Feld	Beschreibung	Beispiel
Versanddienstleister-Code	Auswahl des Zustellters	DHL-SGS
Versanddienstleistungsart-Code	Transportart/Produkt	STANDARD
Sendungsdatum	Geplantes Versanddatum	Heute
Geplantes Lieferdatum	Erwartete Zustellung	+1 Tag

5. Pakete definieren

Option A: Einzelpaket

• System erstellt automatisch eine Zeile
• Prüfen/anpassen:
  • Gewicht (kg): z.B. 2,5
  • Länge (cm): z.B. 40
  • Breite (cm): z.B. 30
  • Höhe (cm): z.B. 20

Option B: Kartonvorlage verwenden

• Klicken Sie auf das Feld Kartonvorlage
• Wählen Sie z.B. „MEDIUM“
• Maße werden automatisch übernommen

Option C: Mehrere Pakete

• Klicken Sie auf Zeile hinzufügen
• Definieren Sie jedes Paket einzeln
• System berechnet automatisch Gesamtgewicht

6. Zusatzoptionen festlegen (optional)

Option	Wann verwenden
Versicherung	Bei Warenwert > 100 EUR
Nachnahme	Barzahlung beim Empfänger
Samstagszustellung	Zustellung am Wochenende
Unterschrift	Wichtige Sendungen

7. Sendung erstellen

• Klicken Sie auf Sendung erstellen
• System sendet Daten an Provider
• Status wechselt von „Offen“ zu „Freigegeben“
• Nach 1-2 Minuten wechselt Status zu „Etikettiert“

8. Etikett drucken

• Klicken Sie auf Label erstellen und drucken
• Wählen Sie Drucker und Format
• Etikett wird gedruckt

✅ Erfolgreich! Die Sendung ist erstellt und das Etikett gedruckt.

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Ergebnis verstehen:

Status	Bedeutung	Nächster Schritt
✅ Freigegeben	Sendung beim Provider registriert	Warten auf Etikett (1-2 Min.)
✅ Etikettiert	Etikett verfügbar	Etikett drucken
⚠️ Nicht Etikettiert	Etikett wird generiert	Warten, F5 drücken
❌ Fehler	Validierungsproblem	Fehlermeldung prüfen, korrigieren

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Option 2: Manuellen Versand erstellen

Für Sonderfälle können Sie Sendungen auch manuell anlegen.

Wann verwenden:

• Für Sendungen ohne Verkaufsauftrag (z.B. Rücksendungen, Muster, Retouren)
• Wenn manuelle Adresseingabe erforderlich ist
• Für Ad-hoc-Versendungen

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So geht’s:

1. Sendungen-Übersicht öffnen

• Rollencenter → Versand → Sendungen
• Klicken Sie auf Neu

2. Allgemeine Daten eingeben

Feld	Beschreibung	Pflicht
Nr.	Wird automatisch vergeben	☑️
Versanddienstleister-Code	Zusteller auswählen	☑️
Versanddienstleistungsart-Code	Transportart	☑️
Sendungsdatum	Heute oder gewünschtes Datum	☑️

3. Empfängeradresse eingeben

Feld	Beispiel	Pflicht
Empfänger-Name	Max Mustermann	☑️
Empfänger-Straße	Hauptstraße 10	☑️
Empfänger-PLZ	10115	☑️
Empfänger-Ort	Berlin	☑️
Empfänger-Land/-Region	DE	☑️
Empfänger-Telefon	+49 30 12345678	☐
Empfänger-E-Mail	m.mustermann@example.com	☐

![⚠️] Wichtig: Achten Sie auf korrekte PLZ und Ländercode! Falsche Angaben führen zu Fehlern beim Provider.

4. Absenderadresse prüfen

• System übernimmt Standardadresse vom Zusteller
• Bei Bedarf überschreiben (z.B. anderer Lagerort)

5. Paketzeilen hinzufügen

• Wechseln Sie zum Inforegister Zeilen
• Klicken Sie auf Zeile hinzufügen
• Füllen Sie aus:

Feld	Beschreibung	Beispiel
Zeilennr.	Automatisch	10000
Gewicht	Gewicht in kg	3,2
Länge	Länge in cm	50
Breite	Breite in cm	40
Höhe	Höhe in cm	30
Inhaltsbeschreibung	Optional	„Elektronikzubehör“

• Für weitere Pakete: Zeile hinzufügen erneut klicken

6. Inhalt beschreiben (optional)

Feld	Verwendung
Inhaltsbeschreibung	Allgemeine Beschreibung der Sendung
Externe Belegnummer	Ihre Referenznummer
Sendungsreferenz	Kundenreferenz
Notiz	Interne Bemerkungen

7. Sendung erstellen und Etikett drucken

• Klicken Sie auf Sendung erstellen
• Nach erfolgreicher Erstellung: Label erstellen und drucken

✅ Fertig! Ihre manuelle Sendung ist erstellt.

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Tipps für effiziente Sendungserstellung

1. Kartonvorlagen nutzen:

• ✔️ Einmalig Standardkartons anlegen (SMALL, MEDIUM, LARGE)
• ✔️ Schnelle Auswahl statt manueller Eingabe
• ✔️ Weniger Fehler bei Maßen

2. Debitoren-Stammdaten pflegen:

• ✔️ Vollständige Adressen im Debitor hinterlegen
• ✔️ Standard-Versanddienstleister zuweisen
• ✔️ Telefonnummer für Benachrichtigungen

3. Artikel-Gewichte hinterlegen:

• ✔️ Gewicht in Artikelstamm pflegen
• ✔️ Automatische Gewichtsberechnung
• ✔️ Keine manuelle Eingabe nötig

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Etiketten drucken

Einzeletikett drucken

Wann verwenden:

• Für einzelne Sendungen
• Sofortiger Druck nach Erstellung
• Kontrolle über jedes Etikett

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So geht’s:

1. Sendung öffnen

• Suchen Sie die gewünschte Sendung in der Übersicht
• Öffnen Sie diese (Doppelklick)
• Status muss „Freigegeben“, „Etikettiert“ oder höher sein

2. Etikett anfordern/drucken

Option A: Etikett erstellen und drucken (ein Schritt)

• Klicken Sie auf Aktionen → Label erstellen und drucken
• Wählen Sie Druckformat:
  • PDF (A4) für Bürodrucker
  • PDF (A6) für Etikettendrucker
  • ZPL für Zebra-Drucker
  • PNG zum Speichern

Option B: Nur Etikett anfordern (ohne Druck)

• Klicken Sie auf Aktionen → Label anfordern
• Etikett wird vom Provider abgerufen
• Status wechselt zu „Etikettiert“

Option C: Bereits vorhandenes Etikett drucken

• Falls Status bereits „Etikettiert“
• Klicken Sie auf Aktionen → Label drucken
• Etikett wird erneut gedruckt (keine neue Anfrage an Provider)

3. Drucker auswählen

• Windows-Druckdialog öffnet sich
• Wählen Sie den gewünschten Drucker
• Bei Bedarf: Druckeinstellungen anpassen

4. Drucken

• Klicken Sie auf Drucken
• Etikett wird ausgegeben

✅ Fertig! Etikett ist gedruckt und kann auf das Paket geklebt werden.

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Druckformate im Detail:

Format	Papier	Drucker	Verwendung	Vorteile
PDF (A4)	A4 Normalpapier	Bürodrucker	Gelegentlicher Versand	Universell, keine Spezialdrucker
PDF (A6)	10×15 cm Etikett	Etikettendrucker	Häufiger Versand	Kompakt, direkt aufklebbar
ZPL	Thermorolle	Zebra-Drucker	Masssenversand	Schnell, kein Toner nötig
PNG	–	Kein Druck	Archivierung, E-Mail	Digital speicherbar

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Mehrere Etiketten drucken (Stapeldruck)

Wann verwenden:

• Für viele Sendungen gleichzeitig (> 10 Stück)
• Am Ende des Tages alle Etiketten auf einmal
• Zeitersparnis durch Automatisierung

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So geht’s:

1. Sendungen-Übersicht öffnen

• Rollencenter → Versand → Sendungen

2. Filter setzen (optional)

Schnellfilter:

• Status: „Etikettiert“
• Sendungsdatum: „Heute“
• Versanddienstleister: „DHL-SGS“

Erweiterte Filter:

• Klicken Sie auf Filtersymbol (🔍)
• Fügen Sie Kriterien hinzu:
  • Sendungsdatum: >=HEUTE
  • Status: Freigegeben|Etikettiert

3. Sendungen markieren

Option A: Alle filtern Sendungen

• Klicken Sie auf Aktionen → Alle auswählen

Option B: Einzelne Sendungen

• Halten Sie Strg gedrückt
• Klicken Sie auf gewünschte Zeilen

4. Batch-Druck starten

• Klicken Sie auf Aktionen → Batch Update Sendungen
• Oder: Berichte → Stapeldruck Etiketten

5. Optionen wählen

Option	Beschreibung
Nur Etiketten drucken	Für bereits etikettierte Sendungen
Etikett erstellen und drucken	Für neue Sendungen (Status „Freigegeben“)
Format	PDF A4 / A6 / ZPL

6. Drucken starten

• Klicken Sie auf Drucken
• System verarbeitet alle Sendungen nacheinander
• Fortschrittsanzeige erscheint
• Alle Etiketten werden gedruckt

✅ Fertig! Alle Etiketten sind gedruckt.

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Ergebnis verstehen:

Nach dem Stapeldruck sehen Sie eine Zusammenfassung:

Status	Anzahl	Bedeutung
✅ Erfolgreich	45	Etiketten erfolgreich gedruckt
⚠️ Übersprungen	3	Sendungen ohne Etikett (Status nicht „Etikettiert“)
❌ Fehler	2	Druckfehler (z.B. Drucker offline)

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Tipps für effizienten Etikettendruck

1. Täglich zur gleichen Zeit drucken:

• ✔️ Routine: z.B. täglich 14:00 Uhr
• ✔️ Alle Sendungen des Tages in einem Durchgang
• ✔️ Zeitersparnis: 50 Sendungen in 5 Minuten statt 2,5 Stunden

2. Drucker-Setup optimieren:

• ✔️ Standard-Drucker für Etiketten einrichten
• ✔️ Druckeinstellungen speichern
• ✔️ Automatische Papier-Erkennung aktivieren

3. Stapelverarbeitung mit Job Queue:

• ✔️ Automatischer Druck zu fester Zeit
• ✔️ Job Queue Eintrag erstellen:
  • Zeitplan: Täglich 14:30 Uhr
  • Aktion: Stapeldruck Etiketten
  • Filter: Heute, Status „Etikettiert“

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Tagesabschluss durchführen

Was ist der Tagesabschluss?

Am Ende des Versandtages müssen Sie die Sendungen beim Carrier abschließen. Dies ist ein verpflichtender Schritt, der dem Versanddienstleister mitteilt, dass die Pakete zur Abholung bereitstehen.

Ohne Tagesabschluss:

• ❌ Ihre Pakete werden nicht abgeholt
• ❌ Sendungen werden nicht in Rechnung gestellt
• ❌ Tracking-Updates werden nicht aktualisiert

Nach Tagesabschluss:

• ✅ Carrier holt Pakete ab (am selben oder nächsten Tag)
• ✅ Sendungen werden aktiviert im Tracking-System
• ✅ Abrechnung wird angestoßen

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Wann Tagesabschluss durchführen?

Zeitpunkt:

• ⏰ Täglich am Ende des Versandtages
• ⏰ Spätestens 30-60 Minuten vor Abholung durch Carrier
• ⏰ Bei DHL: meist spätestens 15:00 Uhr
• ⏰ Bei GLS: meist spätestens 14:00 Uhr

![⚠️] Wichtig: Carrier haben feste Cut-off-Zeiten! Prüfen Sie diese in Ihrem Vertrag oder in der Zusteller-Einrichtung.

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Tagesabschluss durchführen – Schritt-für-Schritt

So geht’s:

1. Tagesabschluss-Funktion öffnen

Navigation: Rollencenter → Versand → Tagesabschluss durchführen
Alternative: Sendungen → Aktionen → Tagesabschluss durchführen

2. Zusteller auswählen

Feld	Beschreibung	Beispiel
Versanddienstleister-Code	Für welchen Carrier	DHL-SGS
Sendungsdatum	Welcher Tag	Heute

![ℹ️] Hinweis: Sie können nur Sendungen abschließen, die im Status „Etikettiert“ sind.

3. Übersicht prüfen

Das System zeigt eine Vorschau:

Information	Beispiel
Anzahl Sendungen	47
Anzahl Pakete	52
Gesamtgewicht	124,5 kg
Sendungen ohne Etikett	3 (werden übersprungen)

4. Validierung durchführen

System prüft automatisch:

• ✅ Alle Sendungen haben Etikett?
• ✅ Keine offenen Fehler?
• ✅ Adressen vollständig?
• ⚠️ Warnungen werden angezeigt (z.B. „3 Sendungen ohne Etikett“)

5. Tagesabschluss starten

• Prüfen Sie die Übersicht
• Klicken Sie auf OK oder Tagesabschluss durchführen
• System übermittelt Daten an Provider
• Fortschrittsanzeige erscheint

6. Bestätigung erhalten

Nach erfolgreicher Übermittlung:

Information	Anzeige
Status	✅ Erfolgreich übermittelt
Anzahl übermittelt	47 Sendungen
Tagesabschluss-Protokoll-Nr.	TA-2026-0127-001
Provider-Referenz	Bestätigung vom Carrier

7. Protokoll speichern

• Tagesabschluss-Protokoll wird automatisch gespeichert
• Abrufbar unter: Berichte → Tagesabschluss-Protokolle

8. Sendungen archivieren

• Alle übermittelten Sendungen wechseln Status zu „An Carrier übermittelt“
• Sendungen werden in „Registrierte Sendungen“ archiviert
• Originale Sendungen können gelöscht oder behalten werden

✅ Fertig! Tagesabschluss ist durchgeführt. Ihre Pakete werden abgeholt.

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Ergebnis verstehen:

Status	Anzahl	Bedeutung	Nächster Schritt
✅ Übermittelt	47	Erfolgreich an Carrier gemeldet	Abholung abwarten
⚠️ Übersprungen	3	Kein Etikett vorhanden	Etikett drucken, morgen übermitteln
❌ Fehler	0	–	–

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Häufige Fehler beim Tagesabschluss

Fehlermeldung	Ursache	Lösung
„Keine Sendungen gefunden“	Alle bereits übermittelt oder Filter zu restriktiv	Prüfen Sie Filter: Status „Etikettiert“, Datum
„Etikett fehlt bei Sendung XYZ“	Sendung noch nicht etikettiert	Etikett drucken, dann erneut versuchen
„Verbindung fehlgeschlagen“	Netzwerk/API-Problem	Internet prüfen, IT-Support kontaktieren
„Abschlusszeit überschritten“	Zu spät für heutigen Carrier-Cut-off	Für morgigen Tag planen
„Carrier-Konto gesperrt“	Vertragsproblem beim Carrier	Carrier kontaktieren (z.B. ausstehende Zahlung)

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Automatischer Tagesabschluss (Job Queue)

Für regelmäßige Abläufe können Sie den Tagesabschluss automatisieren:

So geht’s:

1. Job Queue Eintrag erstellen

Navigation: Einrichtung & Erweiterungen → Aufgabenwarteschlange → Aufgabenwarteschlangenposten

2. Neuen Eintrag anlegen

Feld	Wert
Objekttyp	Codeunit
Objekt-ID	70540940 (Tagesabschluss-Codeunit)
Beschreibung	Automatischer Tagesabschluss DHL

3. Zeitplan festlegen

Feld	Wert
Datum starten	Heute
Startzeit	14:30:00
Wiederholung	1 Tag
Wochentage	Mo-Fr

4. Parameter setzen

Parameter	Wert
Versanddienstleister-Code	DHL-SGS
Sendungsdatum	TODAY (dynamisch)

5. Aktivieren

• Setzen Sie Status auf „Bereit“
• Job wird täglich zur festgelegten Zeit ausgeführt

✅ Vorteil: Sie müssen nicht mehr manuell daran denken!

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Anhang

Anhang A: Tastaturkürzel

Kürzel	Aktion	Kontext
F5	Ansicht aktualisieren	Alle Listen
Strg + N	Neue Sendung	Sendungen-Übersicht
Strg + S	Speichern	Bearbeitung
Alt + F4	Schließen	Alle Fenster
Strg + F	Suchen	Listen
Strg + Shift + F	Erweiterte Filter	Listen
Esc	Abbrechen	Dialoge
F9	Etikett drucken (falls konfiguriert)	Sendung geöffnet

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Anhang B: Carrier-spezifische Hinweise

DHL (über SGS ShipIO)

Besonderheiten:

• ⏰ Cut-off-Zeit: 15:00 Uhr (Standard)
• 📦 Max. Paketgewicht: 31,5 kg
• 🌍 International: Zollinhaltserklärung erforderlich
• 💰 Nachnahme: Max. 2.500 EUR

Verfügbare Produkte (über SGS):

Produkt	Laufzeit	Verwendung
DHL Paket	1-2 Tage	Standard-Inlandsversand
DHL Paket International	3-5 Tage	Europa
DHL Express	Bis 12:00 Uhr nächster Tag	Eilsendungen

Zusatzleistungen:

• ✅ Versicherung (bis 2.500 EUR)
• ✅ Nachnahme
• ✅ Samstagszustellung
• ✅ Altersverifikation (16/18)
• ✅ Persönliche Übergabe

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GLS (über SGS ShipIO)

Besonderheiten:

• ⏰ Cut-off-Zeit: 14:00 Uhr (Standard)
• 📦 Max. Paketgewicht: 40 kg
• 🌍 International: Zollinhaltserklärung erforderlich
• 💰 Nachnahme: Max. 2.000 EUR

Verfügbare Produkte (über SGS):

Produkt	Laufzeit	Verwendung
GLS Paket	1-2 Tage	Standard
GLS Express	Bis 12:00 Uhr	Express
GLS Fracht	Nach Vereinbarung	Paletten/Sperrgut

Zusatzleistungen:

• ✅ FlexDelivery Service
• ✅ Nachnahme
• ✅ Haftung (bis 2.500 EUR)

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SGS ShipIO (Plattform)

Status: ✅ Vollständig implementiert und produktionsbereit

Besonderheiten:

• ✅ Multi-Carrier-Plattform – Alle Carrier über eine API
• ✅ Flexible Tagesabschluss-Zeiten – Je nach Carrier konfigurierbar
• ✅ Gefahrgut-Unterstützung – UN-Nummern, ADR-konforme Deklaration
• ✅ Zollabwicklung – Für internationale Sendungen (CN22/CN23)
• ✅ Waagen-Integration – Automatische Gewichtserfassung
• ✅ Label-Caching – Schnelle Etikett-Wiederholung ohne API-Call

Unterstützte Carrier (über SGS):

• DHL Paket
• GLS
• UPS
• DPD
• Hermes
• GO!
• Weitere je nach SGS-Vertrag

API-Dokumentation: https://shipio.sgs-software.de/docs

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Anhang C: Zolltarifnummern (HS-Codes)

Für internationale Sendungen benötigt:

Warengruppe	Beispiel-HS-Code	Warenbeschreibung
Bekleidung	6109.10.00	T-Shirts, Hemden aus Baumwolle
Elektronik	8517.62.00	Smartphones, Handys
Bücher	4901.99.00	Gedruckte Bücher
Kosmetik	3304.99.00	Hautpflegeprodukte
Spielzeug	9503.00.70	Spielzeug aus Kunststoff
Lebensmittel	1905.90.45	Süßwaren, Kekse

![ℹ️] Hinweis: HS-Codes sind 8-10-stellig und länderspezifisch. Nutzen Sie den Zolltarifabruf der EU: https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/taric/

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Anhang D: Systemanforderungen

Business Central:

Komponente	Anforderung
Version	Business Central 25.0 oder höher
Deployment	Cloud (SaaS) oder On-Premise
Runtime	14.0 oder höher
Browser	Edge, Chrome, Firefox (aktuelle Version)

Infrastruktur:

Komponente	Anforderung
Internetverbindung	Stabil, mind. 2 Mbit/s
Firewall	Ausgehende HTTPS-Verbindungen zu Provider-URLs erlaubt
Drucker	Windows-kompatibel oder ZPL-fähig (Zebra)

Lizenzen:

Lizenz	Anbieter	Zweck
Business Central Lizenz	Microsoft	Essentials oder Premium
Shipping Pro Lizenz	VISIONDATA	Pro Benutzer oder Unternehmenslizenz
Provider-Account	SGS / Carrier	API-Zugang

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Glossar

Begriff	Erklärung
Carrier	Versanddienstleister, der Pakete physisch transportiert (DHL, GLS, UPS, etc.)
Cut-off-Zeit	Späteste Zeit für Tagesabschluss, damit Pakete noch am selben Tag abgeholt werden
Day-End / Tagesabschluss	Tägliche Übermittlung der Sendungen an den Carrier
Etikett / Label	Versandetikett mit Barcode, Adresse und Tracking-Nummer
HS-Code	Harmonisiertes System-Code (Zolltarifnummer) für internationale Sendungen
Kartonvorlage	Vordefinierte Kartongrößen mit Standardmaßen
Multi-Carrier	Ein System/Provider für mehrere Versanddienstleister
Paket	Einzelnes Versandstück (= Zeile in Sendung)
Provider	Technische Schnittstelle zwischen BC und Carriern (z.B. SGS ShipIO)
Sendung / Shipment	Ein kompletter Versandauftrag (kann mehrere Pakete enthalten)
Tracking-Nummer	Sendungsverfolgungsnummer vom Carrier
Transportart	Versandprodukt / Service (z.B. Standard, Express, International)
ZPL	Zebra Programming Language (Format für Thermodrucker)
Zusteller	Synonym für Carrier (DHL, GLS, etc.)