Compliance – Anwenderdokumentation
1. Übersicht
Die Compliance Extension erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um Freigabeprozesse für Stammdaten:
- Artikel-Freigabe: Automatische Sperrung und Prüfung bei Änderungen
- Debitor-Freigabe: Fachliche Prüfung vor Freigabe für den Verkauf
- Kreditor-Freigabe: Qualitäts- und Stammdatenprüfung im Einkauf
Navigation: Suche (Alt+Q) -> „Compliance Einrichtung“
2. Erste Schritte
- Einrichtung öffnen: Suche nach „Compliance Einrichtung“ – Seite öffnet sich
- Berechtigungen prüfen: Sicherstellen, dass der Benutzer als Compliance-Freigabe-Benutzer hinterlegt ist
- Funktionen testen:
- Triggerfeld an einem Test-Artikel ändern
- Entstandenen Freigabe Posten öffnen
- Pflichtfragen beantworten und „Freigeben“ ausführen
3. Einrichtung
Assistierte Einrichtung & Grundeinrichtung
- Navigation: Suche (Alt+Q) -> „Compliance Einrichtung“
- Schritt-für-Schritt:
- Freigabebereiche aktivieren (Artikel, Debitor, Kreditor)
- Triggerfelder festlegen (Felder, deren Änderung eine Freigabe auslöst)
Manuelle Einrichtung & Stammtabellen
- Compliance Freigabe-Benutzer: Festlegung der berechtigten Prüfer
- Freigabe Codes: Anlage von Freigabearten (z. B.
NEU,STAMM,QUALITAET) - Freigabe Vorlagen Zeilen: Definition von Prüffragen und Antwort-Feldtypen (z. B. Text, Option)
- Freigabeprozesse: Verknüpfung von Freigabe Code, Stammdatentyp und Vorlagenzeilen
4. Auslösende Felder (Triggerfelder)
- Automatische Erkennung: Bei Änderung eines aktivierten Triggerfelds wird automatisch ein Freigabe Posten erstellt
- Feldauflistung: Artikel Triggerfelder, Debitor Triggerfelder, Kreditor Triggerfelder
- Einstellungen: Feld hinzufügen -> Aktiviert setzen -> Optional Bemerkung ergänzen
5. Freigabeprozesse & Zuordnung
- Prozess-Karten: Anlegen je Freigabeprozess Typ (Artikel/Debitor/Kreditor) und Freigabe Code
- Freigabe Code zuweisen: Über die Aktion Stammdatensätze auswählen und Code zuweisen
- Code löschen: Aktionen zum Entfernen von Einzel- oder All-Datensatz-Zuordnungen
6. Ablauf einer Freigabe
- Auslösung: Datensatz wird bei Triggerfeld-Änderung gesperrt; Status setzt auf Ausstehende Freigabe
- Bearbeitung: Öffnen über Freigabe Posten -> Verknüpften Datensatz prüfen -> Zeilen öffnen und Pflichtfragen beantworten
- Freigabe: Aktion Freigeben ausführen -> Datensatz wird entsperrt und der Status auf Freigegeben gesetzt
7. Tägliche Arbeitsabläufe
- Stammdatenpflege: Änderungen an Artikeln, Debitoren oder Kreditoren durchführen
- Prüfung: Freigabe-Benutzer öffnet Freigabe Posten und prüft offene Vorgänge
- Dokumentation: Nutzung des Änderungsprotokolls zur Nachvollziehbarkeit aller Statuswechsel
8. FAQ
- Warum kann ich den Vorgang nicht freigeben?
- Prüfen: Fehlt bei einer Pflichtzeile noch ein Ergebnis?
- Warum erhalte ich die Meldung „Prozess für Benutzer nicht erlaubt“?
- Prüfen: Ist der Benutzer unter Compliance Freigabe-Benutzer eingetragen?
- Was bedeutet der Status „Nicht mehr relevant“?
- Der Vorgang wurde fachlich hinfällig und kann nicht mehr regulär freigegeben werden.
9. Problemlösung
- Stammdatensatz nicht gefunden: Prüfen, ob Artikel/Debitor/Kreditor gelöscht wurde
- Fehlende Option-Antworten: In den Freigabe Vorlagen Zeilen die Auswahl-Antworten pflegen
- Keine Auslösung bei Änderung: Prüfen, ob das Feld unter den Triggerfeldern auf Aktiviert steht
10. Glossar
- Compliance Einrichtung: Zentrale Steuerung der Freigabe-Aktivierungen und Triggerfelder
- Freigabe Code: Kurzbezeichnung für den Freigabegrund (z. B. QUALITAET)
- Freigabe Posten: Zentraler Datensatz zur Durchführung und Protokollierung einer Freigabe
- Triggerfeld: Tabellenfeld, dessen Änderung eine erneute Freigabe erzwingt
- Vorlagenzeile: Definiertes Prüffeld oder Fragebaustein innerhalb eines Freigabeprozesses